Assistant.e de Direction - MAIRIE DE BORDEAUX
Référence : O033250107000825
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Bordeaux
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction dynamique et organisé(e) pour intégrer notre équipe administrative.
Vos missions :
-Gestion de l'agenda et secrétariat : prise de rendez-vous, organisation des réunions et rédaction de documents.
-Accueil : gestion des appels et accueil physique des interlocuteurs (enseignants, élèves, partenaires, etc.)
-Gestion du courrier : traitement du courrier entrant et sortant, préparation des parapheurs.
-Examen et jurys : planification, convocation des jurys, gestion des indemnités et réservations.
-Appui RH : suivi des embauches, évaluations des agents et gestion des ordres de mission.
Activités spécifiques :
-Rédaction et mise en forme de courriers officiels.
-Envoi des convocations pour les instances (conseil pédagogique, conseil d'établissement, etc.).
-Gestion des dossiers des entretiens et évaluations des agents : convocations, RDV, préparation des dossiers pour la direction.
-Gestion de la boite mail DGAC-CNR.
-Organisation et suivi des archives du service, préparation des versements et éliminations à l'expiration de la durée d'utilité administrative (DUA).
-Apport d'un soutien ponctuel aux autres services du Conservatoire pour des besoins divers.
Profil recherché
Savoirs:
- Organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Très bonne expression écrite et orale
- Bonne connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Teams, Sharepoint, ...)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Rôle et missions de l'établissement
Savoirs faire:
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
- Établir une relation de confiance avec le directeur et les directrices adjointes
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Transmettre les ordres du jour en concertation avec le directeur
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs-être:
- Autonomie
- Rigueur et discrétion professionnelle
- Disponibilité et réactivité
- Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique et la direction
À propos de l'offre
-
Merci de bien vouloir cliquer sur le lien ci dessous pour candidater.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
-
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
-
Vacant à partir du 01/04/2025
-
Assistante / Assistant de direction
