assistant/e de direction - F/H
Référence : 2025-1890759
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
DRIEETS Ile de France
DRIIETS IDF - Unité départementale des Hauts-de-Seine - Localisation : site de Nanterre, 11 Bd des Bouvets (Nanterre préfecture)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Encadrement (oui ou non) : NON
Quotité du poste : 100%
Placée/placé auprès de la direction de l'unité départementale et en appui des membres
de l’équipe de direction, il/elle l’assiste dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon
déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des
remontées des dossiers.
Plus spécifiquement, le / la titulaire du poste assure notamment les activités suivantes :
- assure l'organisation des agendas de la direction et propose les arbitrages nécessaires ; participe au point agenda réalisé lors des réunions hebdomadaires de l'équipe de direction
- organise les réunions présidées par la direction en s'assurant de la présence des membres invités et de leur bon accueil; gère les déplacements de la direction;
- assure la constitution des dossiers de la directrice pour les réunions en sollicitant les pôles et départements concernés et les tient à disposition de la directrice en temps utile ;
- évalue, signale et oriente les urgences ;
- prend en charge (accuse réception, rappelle les procédures et circuits) et réoriente vers les bons interlocuteurs les demandes des agents adressées directement à la direction ;
- gère la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction ;
- assure l’accueil téléphonique et physique, filtre, oriente les usagers et les appels ;
- veille à l'actualisation des annuaires, organigrammes, tableaux de congés de la direction élargie etc.
- assure le suivi de la diffusion de différentes notes en direction de partenaires (principalement la DRIEETS, la préfecture des Hauts de Seine) ;
- met en forme et assure la diffusion de courriers ;
- participe à l'organisation des intérims entre les différents secrétariats;
- s'assure du dépôt et de la réception des parapheurs urgents avec les partenaires;
- contribue activement à l'organisation des séminaires de l'unité départementale ou ede pôles, organise les réunions trimestrielles de l'équipe de direction élargie à l'encadrement, et contribue à la rédaction de leurs compte-rendu.
Traitement de dossiers transverses :
- suivi de l’archivage des services (Pôle EES – Pôle T - Direction)
- appui au référent RH de proximité en tant que de besoin
- référent documentation de l'UD (suivi des délégations de signature, gestion des commandes d’ouvrage)
Secrétariat administratif de l'instance de dialogue social
- apporte un appui à la rédaction du projet de compte-rendu
Les attributions peuvent faire l’objet d’évolutions pour répondre à des besoins organisationnels et (ou) à l’évolution des politiques publiques du Ministère.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
Savoir-faire
Connaissances :
Connaître l'organisation, les missions, le fonctionnement et les conditions d'intervention des services
Avoir une connaissance précise et complète de l'organisation des services du ministère (cabinets, administration centrale et services déconcentrés) et de ses opérateurs
Connaître les institutions et les acteurs clés avec lesquels le supérieur hiérarchique est en relation
Connaître l'environnement institutionnel, économique, social et technique
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
Connaître l'organisation, les missions, le fonctionnement et les conditions d'intervention des services
Avoir une connaissance précise et complète de l'organisation des services du ministère (cabinets, administration centrale et services déconcentrés) et de ses opérateurs
Connaître les institutions et les acteurs clés avec lesquels le supérieur hiérarchique est en relation
Connaître l'environnement institutionnel, économique, social et technique
Savoir-faire :
Connaître les outils et méthodes du secrétariat et de l'assistance administrative
Maîtriser l'ensemble des techniques du secrétariat et notamment connaître les outils et méthodes du secrétariat et de l'assistance administrative
Savoir assurer un accueil physique et téléphonique de qualité
Savoir orienter et filtrer les interlocuteurs
Savoir identifier et signaler les urgences
Savoir tenir un agenda
Savoir constituer, tenir à jour et assurer le suivi de dossiers et des échéances
Savoir préparer et mettre en forme les courriers et documents
Savoir détecter les besoins d'assistance opérationnelle et administrative du supérieur hiérarchique
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
La Direction régionale et interdépartementale en charge de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) est l’interlocuteur économique et social privilégié des entreprises, salariés, demandeurs d’emploi, partenaires sociaux et territoriaux, acteurs de l’insertion et des consommateurs.
Placée auprès du Préfet de région, elle assure le pilotage coordonné des politiques publiques du développement économique, de l’emploi, du travail et de la protection des consommateurs.
Elle est responsable de la cohérence de leur mise en œuvre au cœur des territoires. Elle s’appuie, pour cela, sur ses unités départementales pour mener les actions de proximité ciblées, au plus près des besoins et des acteurs concernés.
L'unité départementale des Hauts de Seine de la DRIEETS met en œuvre les politiques du travail, de
l’emploi et de la solidarité.
Elle se compose de 2 pôles :
- Pôle Travail : chargé de mettre en œuvre et d’animer la politique du travail qui compte 7 unités de contrôle
- Pôle emploi, entreprises et solidarités, chargé d'accompagner les mutations économiques, contribuer à l'insertion des publics éloignés de l'emploi et protéger les publics vulnérables
Elle est implantée sur 3 sites, à Nanterre (Direction, PEES et une partie du PT), Malakoff (2UC) et Clichy (1UC)
À propos de l'offre
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Ne pas postuler directement via le site, merci d'envoyer CV et LM à :
Gwenaëlle BOISARD
Directrice adjointe
gwenaelle.boisard@drieets.gouv.fr
Azadeh AKRAMI- CASTANON
Directrice
azadeh.akrami-castanon@drieets.gouv.fr
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Nécessité d'une réactivité en cas des sollicitations urgentes de partenaires.
Le télétravail est limité à un jour (au prorata de la quotité de travail) -
Vacant à partir du 01/05/2025
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Responsable sectorielle / sectoriel
