Assistant.e de direction - Direction Générale des services
Référence : 2024-1786912
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l'Information et des Bibliothèques (ENSSIB)
l'Enssib est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) - Localisation : Villeurbanne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions :
- Assurer le secrétariat de direction de la direction générale des services
- Réaliser des missions de communication interne au sein de l’école
Activités :
1. Secrétariat de direction de la direction générale des services :
L’assistant.e suit au quotidien la Direction générale des services en termes d’organisation et de planification (RDV, réunions, calendriers…), de gestion d’agenda, d’accueil physique et téléphonique, d’élaboration de l’ordre du jour et envoi des convocations de réunions, de rédaction de courriers et de comptes rendus, de classement et de suivi des dossiers et des projets menés au sein de la direction.
Il/elle s’assure du suivi des parapheurs (arrêtés, décisions) et du courrier au quotidien ainsi que de celui des conventions. L’assistant.e participe également à l’organisation logistique des élections. Il/elle réalise le suivi budgétaire de la DGS (OM, EJ).
Il/elle communique l’agenda de la semaine aux services et assure la gestion du calendrier de l’Ecole. Il/elle permet la continuité de service du secrétariat de direction de l’Ecole (au niveau Directrice – DGS) en l’absence de l’assistante de la directrice.
2. Missions de communication interne :
Sous la responsabilité du DGS, et en lien étroit avec les collègues chargés de communication, l’assistant.e participe à la construction du plan de communication interne. Il/elle participe aux réunions de la Mission Communication et à l’élaboration de supports de communication comme le livret d’accueil, trombinoscope, organigramme…
Il/elle réalise différentes missions de communication : participation à la lettre interne à destination des personnels, organisation d’événements en interne (petits déjeuners, fête de l’école, arbre de Noël) et en externe (séminaires, colloques, cérémonies de remise de diplômes…)
Profil recherché
Compétences recherchées :
Connaissances, savoir-faire techniques et méthodologiques
· Connaissance de l’enseignement supérieur,
· Intérêt pour les domaines d’activité de l’Enssib,
· Capacité à identifier et gérer les priorités et les urgences,
· Capacité à rendre compte,
· Rigueur, sens de l’organisation,
· Connaissance en gestion administrative,
· Maîtrise des outils bureautiques et numériques,
· Bonne expression orale et écrite,
· Connaissance de l’anglais
· Capacité à anticiper
· Gestion en mode projet
Savoir être (comportements sociaux et professionnels)
· Réactivité
· Aisance relationnelle
· Maîtrise de soi
· Disponibilité, capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
· Diplomatie, discrétion
· Capacité à travailler en équipe et à partager les informations.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Localisation
Qui sommes-nous ?
Située à Villeurbanne (Rhône), l'Enssib est placée sous la tutelle du ministère chargé de l'enseignement supérieur et de la recherche (MESR) et membre associée de l'Université de Lyon. L'Enssib forme des cadres du secteur public et du secteur privé en information, documentation et bibliothèques. Elle a pour mission de préparer, par une formation scientifique, culturelle et professionnelle, des fonctionnaires stagiaires se destinant à des fonctions scientifiques et d'encadrement dans les bibliothèques et les services de documentation et d'information scientifique et technique (conservateurs et bibliothécaires d'État et de la Ville de Paris). Elle propose un programme de formations tout au long de la vie dans le domaine des sciences de l'information et des bibliothèques, sur place et à distance, qui touche essentiellement des cadres du secteur public.
En tant qu'établissement d'enseignement supérieur et de recherche, l'Enssib prend en compte dans sa stratégie, les enjeux de Science et accès ouverts, responsabilité sociétale et développement durable, soutien à l'éducation aux médias, à l'information et à l'esprit critique, innovation pédagogique. Membre du Réseau des écoles de service public (RESP), elle prend également part à la réflexion engagée au sein de la fonction publique de l'Etat, en matière d'égalité des chances et d'attractivité des métiers de la fonction publique.
À propos de l'offre
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Contraintes particulières :
· Sujétions horaires occasionnelles (événements)
· Grande disponibilité
· Poste à forte dimension relationnelle
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Assistante / Assistant de direction