Assistante de Direction - Crous de Bordeaux-Aquitaine
Référence : 2025-1896296
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
CROUS Bordeaux
Crous de Bordeaux-Aquitaine - Localisation : 18 rue du hamel 33800 Bordeaux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDI
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission: Assurer le secrétariat de Direction du CROUS de Bordeaux (poste en binôme avec une autre secrétaire)
Principales activités:
- gestion des agendas DG et DA (plannings, rendez-vous, déplacements…)
- gestion boite mail du secrétariat de direction, accueil physique et téléphonique
- rédaction et saisie informatique des courriers et documents administratifs, suivi du courrier entrant et sortant
- participation aux réunions de direction, prise de notes dans les réunions et rédaction des procès-verbaux des réunions
- organisation du conseil d’administration
- congés via CHRONOS (journalier et tableaux services/sites des vacances scolaires)
- organisation des évènements institutionnels (cérémonies, inauguration, visite, séminaires, fête du personnel, fête Arbre de Noël,…)
- Noël agents et enfants (organisation/listing/distribution)
- suivi de dossiers de la direction (Dialogue de Gestion, …)
- transmission en interne et en externe des informations et des décisions
- rédaction des certificats administratifs, des états de frais, des ordres de mission ponctuels
- organisation du calendrier des entretiens professionnels de la direction
- mise à jour des délégations de signature, suivi état de signatures
- mise à jour des documents internes et de l’intranet (mémento, listing contacts, calendriers prévisionnels)
- lettre interne (mise à jour du listing et envoi)
- gestion des demandes ASA via Drive
- gestion des demandes de réservation de salle via GRR
- gestion des archives du secrétariat de direction, DA et DG
- rédaction des ordres de mission permanents
- Soutien administratif au service Santé et Sécurité au Travail (instance CHSCT) et aux chargés de mission
- suivi des enquêtes Cnous, RIAC (Covid, en lien avec le service SST)
- cellule de crise (organisation, suivi, compte rendu)
- Pilotage du projet I-Parapheur (signature électronique)
- Formations
- Profil administrateur (Paramétrage et SAV du logiciel)
Profil recherché
Connaissances professionnelles spécifiques :
- maîtrise des outils bureautiques en particulier les logiciels WORD – EXCEL – POWER POINT – OUTLOOK, et logiciel CHRONOS
- maîtrise du courrier électronique et Internet, outils de la visioconférence
- maîtrise de l’expression orale et écrite (qualités rédactionnelles)
- formation initiale ou continue, ou expérience professionnelle correspondant au profil de poste
techniques d’accueil téléphonique et d’accueil du public en général
Compétences comportementales :
- Autonomie et aptitude à l’anticipation
- Capacité à travailler en équipe
- Adaptabilité pour faire face à des situations imprévues
Qualités relationnelles, discrétion, rigueur
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Crous de Bordeaux Aquitaine intervient dans le cadre de ses missions de service public pour l’amélioration des conditions de vie matérielle des 132.000 étudiantes de l’académie de Bordeaux. Etablissement public doté de la personnalité morale et financière, le Crous gère les aides financières (32.000 boursiersères sur critères sociaux), une offre de restauration à tarification sociale équivalent à 3.000.000 de repas par an et un parc de 10.500 logements. Doté d’un budget de 80 M€ (hors bourses sur critères sociaux), le Crous de Bordeaux Aquitaine emploie 700 personnels permanents et gère un patrimoine immobilier de plus de 300.000 m² de surfaces batis localisé sur la métropole bordelaise et les agglomérations d’Agen, Côte Basque-Adour, Dax, Mont-de-Marsan, Pau et Périgueux.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
