Assistant.e de Direction - H/F

Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, en lien avec le fonctionnement de la direction des soins

ACTIVITES LIEES AU POSTE :

• • Accueil et information des différents interlocuteurs interne et externe, aide les collaborateurs et les partenaires à obtenir l’information recherchée

• • Gestion des appels téléphoniques: Réceptionne, traite et oriente les appels en les priorisant

• • Gestion du Courrier/E-Mails: Réceptionne, tri, enregistre, répond, diffuse.

• • Gestion des Agendas: organisation du planning de la directrice des soins (et de son adjoint), prise de RDV au regard des collaborateurs, des demandes et des priorités

• Gestion, coordination et mise en place du traitement et du suivi de l’organisation de la Direction des soins :
  
  
  • • Assure un soutien administratif et organisationnel au Directeur des Soins;
  
  
  • • Planifie, organise la logistique des réunions et des groupes de travail en tenant compte des délais impartis et en fixant les échéances;
  
  
  • • Participe à la préparation des dossiers et des projets en collectant les présentations, en amont et en aval des réunions, des instances et autres;
  
  
  • • Assiste aux réunions et groupes de travail de la direction des soins suivant les sollicitations, prend des notes, rédige puis transmet après validation, les comptes-rendus aux intéressés;
  
  
  • Coordonne et gère l’ensemble des documents et des informations relatives au bon fonctionnement de la Direction des Soins (Réunions de service, commissions, comités, copil, CSIRMT, r&eac...