ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F

Hiérarchiquement rattaché(e) au responsable du Pôle de proximité de la Somme et fonctionnellement à la chargée de mission « Appui au pilotage » de la Direction de l’Offre de Soins., la/l’Assistant(e) administratif(ve) est particulièrement en charge de :

MISSION 1 : Secrétariat du pôle de proximité territorial de la Somme
-Assurer le secrétariat du pôle et plus particulièrement :
-              Suivi et gestion de la boîte mail générique du pôle
-              Gestion des appels téléphoniques du pôle
-              Planification et organisation des réunions du pôle
-              Suivi et traitement des courriers entrants et sortants du pôle
-              Appui dans le cadre des instances où le pôle assure le secrétariat ou la présidence
-Accueil physique sur le site d’Amiens (réservation de salle…)
              
MISSION 2 : Secrétariat de la Direction de l’Offre de Soins
-Contribuer à l’organisation et au fonctionnement du secrétariat de la direction de l’offre de soins (RDV, échéance, préparation des dossiers de réunion…) en lien avec l’assistante de la DOS basée sur Lille, mais aussi les assistantes des Sous-Directions et des pôles de la direction de l’offre de soins ainsi que le secrétariat du directeur général
-Contribuer à la gestion des boites fonctionnelles : recherche, diffuse et archive les informations nécessaires
-Contribuer au traitement et au suivi du courrier entrant, et du courrier sortant et à l’élaboration de documents et modèles
-Contribuer à la mise en place de la dématérialisation du courrier sortant, via l’applicatif dédié, et participer aux formations liées à cet outil en interne de la Direction de l’Offre de Soins
-Assurer la fluidité des liens avec les secrétariats des Sous-Directions et Services, des différents sites, composant la direction de l’offre de soins
-Contribuer à la gestion des relations internes et externes de la DOS : Accueil téléphonique et/ou physique, orientation des différents interlocuteurs
-Accueil physique sur le site d’Amiens (réservation de salle…)

MISSION 3 : Secrétariat du Directeur et de la Directrice Adjointe de l’Offre de Soins
-Assurer le secrétariat et plus particulièrement :
-              Organiser et gérer les RDV, les réunions et les déplacements, suivre les échéances
-              Assurer la préparation et le suivi des dossiers divers
-              Elaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, des documents et des comptes rendus de réunion