Assistant(e) administratif(ve) (H/F) - COMMUNE DE SAINT PAUL

Référence : O978250403000172

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : Saint-Paul
Domaine : Ressources humaines
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 04/05/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Sous l'autorité du responsable de service elle assure l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers, dossiers administratifs et du budget alloué au service. Elle assure aussi le suivi des marchés publique à travers les logiciels à dispositions. Une responsable des données dans une collectivité est chargée de la gestion, de la protection et de l'exploitation des données publiques et internes. Son rôle s'inscrit dans une dynamique de transition numérique, tout en garantissant leur sécurité et leur conformité aux réglementations (comme le RGPD).

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

* Accueillir, renseigner et orienter les correspondants (physique et téléphonique)
* Réceptionner et enregistrer les demandes d'intervention des différents services
* Assurer le suivi des demandes logistiques (événements, décès, associations)
Traitement et suivi administratif

* Enregistrer et traiter le courrier (arrivée/départ) : ventilation
* Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, notes, rapports)
* Assurer la gestion et le suivi des parapheurs
* Classer et archiver les documents administratifs
* Gestion d'équipe administratif et de données

Suivi des dossiers spécifiques
* Vérifier la conformité des pièces des dossiers administratifs
* Saisir et mettre en forme des documents spécifiques au service (bons de commande, notes, factures)
* Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord
Suivi administratif du personnel
* Gérer les plannings des congés, récupérations et autres absences
* Transmettre les informations pour validation à la hiérarchie et à la DRH
* Assurer le suivi des heures supplémentaires, astreintes et autorisations de circulation

* Assurer le suivi et l'enregistrement des courriers (arrivée et départ)
* Pallier l'absence des collègues et assurer la continuité des tâches administratives
* Accueil et formation des apprentis stagiaire
* Gestion d'équipe administratif

Profil recherché

* BAC Économie et Sociale
* BTS Assistante de Gestion PME-PMI
* Certification Sauveteur Secouriste du Travail (SST)
* Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et des métiers du service
* Maitrise des règles et procédures administratives
* Connaissance des techniques de secrétariat et de prise de notes
* Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité
* Appliquer les principes de rédaction administrative
* Construire et mettre en forme des documents avec les outils bureautiques
* Rédiger des procès-verbaux, notes et comptes rendus
* Excellentes capacités rédactionnelles
* Rigueur et sens de l'organisation
* Sens du relationnel et de la communication
* Diplomatie et respect de la confidentialité
* Réactivité et esprit d'initiative
* Polyvalence et dynamisme
* Motivation et engagement professionnel

À propos de l'offre

  • Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à candidatures@mairie-
    saintpaul.fr au plus tard le 04/05/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste
    ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation
    administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER
    INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur

  • Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

  • Vacant à partir du 05/05/2025

  • Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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