Assistant(e) administatif(ve) de la Direction Générale et secrétariat général
Référence : O071240926001540
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Louhans
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Placé(e) sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous avez pour mission d'assurer le secrétariat de la Direction générale, l'organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes, la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.
Assurer le secrétariat de la Direction générale :
- Prendre en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas, l'organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus...
- Rédiger des courriers / courriels en réponse aux sollicitations, en lien avec le Président et/ou la Direction générale
- Assurer le suivi des invitations et représentations
- Collecter des informations auprès des services et synthétiser les éléments dans des notes à destination de la Direction générale
Gestion et suivi des instances :
- Préparer et suivre les instances communautaires (conseils et bureaux communautaires, conférence des Maires, groupes de travail...)
- Collecter auprès des services les points à inscrire à l'ordre du jour des instances communautaires sous le contrôle de la Direction générale
- Recueillir, relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations
- Préparer et transmettre les convocations et les dossiers destinés aux élu(e)s et à l'administration
- Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion)
- Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)
- Mettre en ½uvre les décisions en lien avec la Direction générale et directeurs concernés
Gestion du courrier, planning et réservations des salles de réunion :
- Gérer et suivre le courrier entrant et sortant de la collectivité
- Assurer la diffusion du courrier arrivé et le suivi des projets de réponse apportés par les services concernés Assurer l'organisation et le suivi des parapheurs entrants/sortants, des courriers soumis à signature et circulation de l'information
- Gérer les crédits d'affranchissement
- Gérer les plannings et réservations des salles de réunions
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat général
Profil recherché
- Titulaire Licence pro MAT / BTS Assistant manager
- Expérience professionnelle au sein d'un secrétariat de direction
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
- Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d'initiative
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve
- Capacités relationnelles, sens de l'écoute, disponibilité et sens du service public
À propos de l'offre
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Les lettres de motivation et CV sont à adresser à Monsieur le Président de la Communauté de Communes Bresse Louhannaise Intercom' - service des Ressources Humaines - 2 promenade des cordeliers 71500 Louhans ou par mail rh@blintercom.fr avant le 21 février 2025
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 21/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
