Assistant(e) à la permanence ministérielle des interventions sociales - DDC
Référence : 2025-1907699
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Division des Cabinets
Ministères sociaux - Division des cabinets Permanence Ministérielle des Interventions Sociales - Localisation : 14 avenue Duquesne – PARIS 7ème
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Secrétariat auprès de l'encadrement et d’une équipe d’assistants (es) de service social :
Activités principales :
- Accueil, évaluation et orientation des appels téléphoniques des citoyens et partenaires ;
- Traitement de texte des courriers, notes, rapports ;
- Suivi du bon acheminement des courriers, mails réceptionnés à la permanence,
- Création, réactualisation et mise à jour des dossiers dans le logiciel informatique du service « mon suivi social »,
- Enregistrement, classement et archivage des mails et documents transmis par les citoyens et les partenaires,
- Archivage des courriers papiers reçus à la permanence,
- Enregistrement, recherche des courriers avec le logiciel Pégase,
- Élaboration, suivi des tableaux de bord, recueil des statistiques.
- Mise en forme du bilan d’activité,
- Mise à jour de la documentation, coordonnées des services, établissements de notre ministère et organismes externes.
Activités annexes :
- Gestion des fournitures
- Réservation des salles
Partenaires institutionnels :
L’assistante de la permanence ministérielle des interventions sociales travaille en réseau avec les assistantes de la division des cabinets et les assistantes des cabinets ministériels.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- Dispositifs en vigueur du champ social et médico-social (N)
- Techniques d’entretien téléphonique (M)
- Environnement institutionnel et administratif (M)
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Avoir le sens de l’écoute et le respect de la personne***
- Savoir travailler en partenariat et en équipe***
- Avoir l’esprit d’initiative
- Faire preuve de diplomatie
- Faire preuve de discrétion professionnelle***
- Etre autonome tout en sachant rendre compte
Savoir-faire :
- Analyser et évaluer les situations en vue d'orienter correctement la demande
- Connaître les règles de forme et de présentation applicables aux courriers adressés par le service
- Connaître les techniques du secrétariat (prise de note, écriture abrégée…)
- Connaître les circuits et procédures spécifiques appliquées dans le service
- Connaître les règles d'archivage et de classement
- Maîtriser la bureautique (traitement de texte - tableur - messagerie électronique) (M)
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- gabrielle.wydryck@ddc.social.gouv.fr
- rose.sosso@ddc.social.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La division des cabinet apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux.
Ses principales missions sont :
- d'assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
- d'assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,
- d'assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
- d’assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
- de présenter les projets de textes à la signature des ministres et d’assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
- d'instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
- d'intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.
À propos de l'offre
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Spécificités du poste / Contraintes :
- Amplitude horaire de 8 h 45-17h30.
- Gestion d’appels téléphoniques de personnes en grande difficulté. -
Diplôme d'Etat français d'assistant de service social
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/07/2025
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Assistante / Assistant de direction
