Assistante / Assistant de direction

Catégorie C : corps Adjoint administratif IOM
Groupe RIFSEEP : 1
 
Vos activités principales :
-Assurer la mise en forme des dossiers et des courriers,
-Assurer le suivi des courriers,
-Assurer l'accueil physique et téléphonique,
-Gestion de l’agenda du directeur et de directeur adjoint,
-Participer à l'élaboration, au suivi d'un plan de classement et à l'archivage des documents internes au service,
-Préparer des dossiers de déplacements, de réunions,
-Participer à la logistique des réunions de la direction,
-Gestion des boîtes fonctionnelles,
-Gestion des salles de réunions,
-Mise à jour de l’annuaire et de l’organigramme de la direction, gestion de la permanence du service,
-Saisie des notations sur l’outil de Gestion DIALOGUE,
-Assurer le suivi des congés sur l’outil de gestion GEOPOL
 
Votre environnement professionnel :
Activités du service :

 Assiste l’équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail (le directeur, le directeur adjoint, le chef d’état-major) Pour ce faire, le secrétariat de la direction et de l’état-major assure la gestion RH du service, des courriers, le suivi des plannings et l’agenda, l’accueil téléphonique, le suivi des dossiers et l’établissement des tours de permanence.

Composition et effectifs du service :
1 directeur – 1 directrice adjointe – 1 chef d’état major et son adjoint – 1 secrétariat de 3 agents - 4 divisions composées de 31 agents.
 
Liaisons hiérarchiques :
Le directeur, la directrice adjointe, le chef d’état-major.
 
Liaisons fonctionnelles :
L’académie de police, tous les services de l’académie de police et toutes les structures de formation, toutes les directions actives, tous les services de police et partenaires institutionnels.