Assistante / Assistant de direction à la Direction des collectivités territoriales

Groupe RIFSEEP : 3
 
Vos activités principales :
Activités transversales d’appui à la direction :
- Administrateur départemental de l’outil informatique @CTES (télétransmission des actes des collectivités) et de sa mise à disposition au profit des collectivités territoriales : l’administrateur est le responsable au niveau local de la gestion de l’application, il est ainsi habilité à ouvrir des droits et des profils d’utilisateurs ; il joue en outre le rôle d’interface entre l’administration centrale et les utilisateurs (préfecture, sous préfecture et collectivités adhérentes) dont il est le référent de premier niveau et l’animateur de réseau ;
 - Coordination et animation de l’activité de la direction en appui à la directrice : réception et suivi des dossiers d’audience, de rendez-vous, de réunions, tenue d’un tableau de réunions ; composition de dossiers transversaux à la direction, rédaction de comptes-rendus
 - Contrôle des associations foncières ;
 
Activités classiques liées à un poste d’assistant(e) de direction :
gestion du courrier en arrivée et en départ
tenue du tableau de congés des cadres et adjoints de la direction
gestion des fournitures, collecte d’information
accueil téléphonique, filtrage des appels et tenue de l’agenda de la directrice
rédaction de courriers et de compte-rendus
participation à la réunion agenda des cadres de la direction
organisation de réunions réservation de salle, gestion des déplacements)
Suivi des associations foncières : s'assurer du respect des règles de transmission des actes (délibérations, documents budgétaires, ...) et du respect de la constitution des instances, en collaboration avec les agents de la Chambre d'Agriculture et de la DDFIP
La présente fiche de poste est susceptible d'évoluer en fonction des besoins et de l'activité de la Direction.

Votre environnement professionnel :
 
Activités du service
La direction des collectivités territoriales et de la coordination interministérielle compte 25 agents répartis en 3 bureaux : le bureau du contrôle budgétaire et de la légalité, le bureau de l’appui aux collectivités territoriales et le bureau de la coordination interministérielle.
 
Composition et effectifs du service
3 bureaux – 25 agents
 
Liaisons hiérarchiques
La directrice des collectivités territoriales et de la coordination interministérielle et son adjointe
 
Liaisons fonctionnelles
Externe : les services déconcentrés de l’État, entreprises, élus
Interne : préfecture et sous-préfecture les sous-préfets