Assistant/Assistante de direction H/F

Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire du poste assurera les missions suivantes :

-   Apporter un appui à la présidente et à la secrétaire générale dans la réalisation de
tâches administratives et logistiques
-   Participer au suivi et à la gestion des affaires administratives et
financières du HCE :
     Secrétariat : gestion du standard téléphonique et des agendas,
préparation et du suivi des commandes de fournitures et
d’ouvrages, gestion des parapheurs de la Présidente, gestion de
l'accueil physique et téléphonique
    Courrier - organisation du classement des documents :
réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, participer à la
rédaction des courriers-type, archiver les réponses par mails ou
lettres aux particuliers ou aux administrations
    Plannings, organisation logistique des réunions et événements : inscription à l’agenda du HCE, réservation de salle, constitution de
dossier, pointage des présences, commandes et facturation des
plateaux-repas
    Budget : suivi de la consommation des dotations, gestion des
demandes de transports et hébergement des membres du HCE, via
le logiciel Chorus-DT (demandes de devis, préparation des
commandes, suivi et interface avec les membres), gestion des
remboursements des frais de mission et de représentation des
membres, via le logiciel Chorus DT, en lien avec le Bureau du
Budget et des Services de la DFAS des ministères sociaux :
réception des factures, préparation et envoi des certificats
administratifs
    Retranscription et synthèse des échanges des réunions de service
   Référent.e « archives » : gestion des archives (mise en boite, etc.) en
lien avec la mission archives des services du premier ministre