ASSISTANT/ASSISTANTE A LA DAEI DGESIP DGRI B H/F
Référence : 2025-1794275
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Direction Générale de la recherche et de l'innovation
DGESIP DGRI B DELEGATION AUX AFFAIRES EUROPEENNES ET INTERNATIONALES / DAEI - Localisation : 23-25 AVENUE DU Dr. LANNELONGUE 75014 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités d’assistance de direction :
L’agent assiste le délégué dans l’organisation quotidienne de son travail.
Il/elle gère les agendas mouvants du délégué et de ses adjoints en lien avec le Cabinet, les 3 départements de la DAEI, et les différents acteurs internes et externes au MESR (MEAE, Ministère de l’Intérieur, organismes de recherche, organisations diverses ...). Dans ce cadre, il/elle assure l’interface avec les secrétariats des cabinets du MEN et du MESR, de la DGESIP, de la DGRI et des autres directions et services du MEN et du MESR.
Il/elle est chargé/chargée de l’organisation matérielle (réservations des salles, envoi des invitations, constitution de dossiers, mise en place de visioconférences, réservations des pauses café…) et de la préparation des dossiers des réunions du délégué et de ses adjoints en lien avec les chefs de département et les chargés de mission (impression des dossiers et mise à jour des agendas). Il/elle met en forme des supports écrits (courriers divers et diffusion hebdomadaire de l’agenda du délégué).
En lien avec le SAAM, il/elle organise les déplacements en France et à l’étranger (ordres de mission, réservations d’hôtels, établissement des formalités administratives liées à certains déplacements à l’étranger) et suit les dépenses liées aux déplacements du délégué.
L’agent assure l’accueil physique et téléphonique au niveau de la délégation, la gestion du courrier avce les outils informatiques appropriés ainsi que la mise à jour des annuaires et autres listes de diffusion. Il/elle contribue au classement, à l’archivage et à la gestion des fournitures.
Il/elle peut être amené/amenée à traiter des dossiers ponctuels en relation avec le pôle des affaires générales et coordination.
Activités de coordinateur(trice) de pôle :
En tant que coordinateur/coordinatrice du pôle secrétariat de la DAEI, en lien avec les chefs de département, l’agent pourra mutualiser les activités du pôle autant que nécessaire et réattribuer les tâches aux 3 secrétaires en fonction des priorités. Il/elle veillera à la formation et à la bonne maîtrise par les agents des outils déployés et à leur accompagnement, si nécessaire.
Il/elle assurera la continuité de service du pôle et contribuera aux entretiens annuels d’évaluation des agents du pôle secrétariat. . L’agent devra être en mesure de gérer les imprévus et résoudre les éventuels problèmes opérationnels du secrétariat, assurer le relai des informations entre la direction, les départements et le secrétariat de chacun.
Profil recherché
Le poste nécessite une bonne connaissance de l’environnement administratif ministériel et universitaire et une appétence pour l’utilisation des progiciels - ex : Chorus pour les missions , ELISE pour le courrier.
L’agent doit démontrer son aptitude à communiquer et à rendre compte. Il/elle doit savoir s’organiser, planifier et respecter les délais et faire preuve d’initiative. Rigueur et réactivité son attendus.
Le poste requiert un bon niveau en bureautique notamment Word, Excel, PowerPoint et réseaux ainsi qu’une bonne pratique de l’anglais.
Il suppose des qualités de réserve, de discrétion, le sens de la confidentialité ainsi que des qualités relationnelles et le goût du contact.
Localisation
Éléments de candidature
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
La Délégation aux Affaires européennes et internationales (DAEI) :
Sous l’autorité conjointe de la Direction générale de la recherche et de l’innovation (DGRI) et de la Direction générale de l’enseignement supérieur et de la recherche (DGESIP), la Délégation aux Affaires européennes et internationales (DAEI) contribue à élaborer et à mettre en œuvre la politique européenne et internationale de la France relative à la recherche, l’innovation et l’enseignement supérieur. Elle réunit environ 50 agents et comprend trois départements :
· le département « Stratégies de l’espace européen de l’enseignement supérieur et de la recherche » (B1) ;
· le département « Accompagnement des opérateurs de l’enseignement supérieur et de la recherche » (B2) ;
· le département « Stratégie, expertise et gestion de programmes de coopération internationaux » (B3).
Descriptif du service
Au sein de la DAEI, chaque département dispose d’un secrétariat. Les trois secrétairats font à leur tout partie d’un pôle secrétariat de la DAEI qui assure l’ensemble des tâches de secrétariat liées aux activités de la délégation (agendas, ordres de mission, organisation d’évènements…). Le pôle est composé de 4 personnes : un(e) coordinateur(trice) et 3 secrétaires.
À propos de l'offre
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Personne à qui demander des informations sur le poste (mail) : angelique.renard@recherche.gouv.fr
Boîte mail générique de recrutement (réception des candidatures) : recrutement-dgri@recherche.gouv.fr
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L’assistante/assistant doit faire preuve d’une très grande disponibilité.
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Vacant à partir du 03/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
