ASSISTANT VICE-PRESIDENT (F/H) - REGION AUVERGNE RHONE-ALPES
Référence : O069241220001186
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Lyon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du responsable du service de la Vice-Présidence, en lien direct avec les élus et les directions opérationnelles, vos missions seront d'assurer l'appui administratif d'un ou plusieurs Vice-présidents, ou Conseiller délégué/spécial. Vous travaillerez en équipe avec les assistantes du service, le responsable de service, les élus et les directions opérationnelles.
Missions caractérisant le poste : Suivi et rédaction du courrier, gestion des rendez-vous et des réunions, organisation logistique des déplacements, suivi et aide à la préparation des instances régionales, suivi des dossiers des élus en lien avec les directions opérationnelles, assurer la coordination entre les élus et les directions.
Votre rôle est d'assurer une gestion fluide de l'ensemble des activités du ou des élus dont vous assurerez le soutien administratif. Pour assurer la continuité de service lors des absences, vous travaillez en binôme avec une autre assistante, et vous serez amené à pouvoir remplacer d'autres collègues en fonction des nécessités de service.
Vous travaillerez en polyvalence et en lien étroit direct avec le ou les élus, dont vous assurez le soutien administratif et serez amené notamment à :
- Assurer la planification, l'organisation et la mise à jour des agendas des élus en coordination avec les différentes parties prenantes.
- Recevoir, traiter et orienter les demandes et appels destinés aux élus.
- Assurer un rôle de relais d'information entre les élus et les différentes directions opérationnelles.
- Planifier et coordonner la logistique des déplacements des élus, incluant les réservations de transport, hébergement et autres besoins logistiques et administratifs.
- Préparer les dossiers de déplacement et se déplacer sur le terrain à la demande de l'élu.
- Établir les documents administratifs : ordres de mission, comptes rendus de réunion...
- Traiter et suivre les demandes de remboursement des frais des élus, en veillant à leur conformité avec les procédures établies
- Assurer la conformité des documents avec les procédures administratives et légales en vigueur
- Rédiger et assurer le suivi des courriers et différents documents, en gérer l'enregistrement et l'envoi.
- Coordonner les échanges entre les élus et les directions concernées pour le bon avancement des dossiers.
Profil recherché
SAVOIRS et SAVOIR FAIRE :
* Maîtriser les outils informatiques (word, excel, power point, access, outlook, internet) et en capacité d'intégrer le fonctionnement de nouveaux logiciels (Elise, Edelib...).
* Excellente expression écrite et orale
* Connaître les spécificités propres au fonctionnement d'une collectivité territoriale et d'une équipe au service de l'Exécutif
* Appliquer et respecter les procédures en vigueur au sein de la Région et spécifiques à la vice-présidence
CONNAISSANCES :
* Des interlocuteurs et des enjeux
* Du fonctionnement de l'Institution régionale
* Des logiciels bureautiques, Outlook et Excel ...
SAVOIR-ETRE :
* Apprécier de travailler en collaboration étroite avec les élus
* Rigueur, sens de l'organisation, gestion des priorités
* Polyvalence et réactivité
* Esprit d'initiative, autonomie et disponibilité
* Sens de la discrétion et du service public
* Capacité à évoluer dans un environnement très actif
À propos de l'offre
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Candidater en joignant CV et lettre de motivation sur :
www.auvergnerhonealpes.fr -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 06/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
