Assistant ressources (F/H)
Référence : MAE_57c0c6c7-254e-47e9-af28-ce2dcf891210
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères
- Localisation : Site Quai d'Orsay, 37 Quai d'Orsay, Paris 7e
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) De 24072€ à 37380€ € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Description synthétique du poste
Assurer le secrétariat de la sous-directrice (cheffe de service) et des 2 chefs de mission + interface avec les rédacteurs
Activité principale
I. Secrétariat :
- Standard
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Gestion de l'agenda de la cheffe de service et de ses 2 adjoints
- Accueil des visiteurs
- Réservation des salles de réunion ; création et lancement des webconférences
- Assistance à l'installation et à la prise de fonction des nouveaux agents et stagiaires
- Compilation et mise en forme des notes produites par le service
- Enregistrement, diffusion et archivage des notes à l’aide du logiciel Diplomatie
- Enregistrement, diffusion et classement des questions parlementaires
- Enregistrement, diffusion et classement des courriers attribués à INT
- Préparation hebdomadaire de la liste des personnalités étrangères en visite en France pour le Conseil des Ministres
- Préparation mensuelle des dossiers « CAG » et des briefings des correspondants européens
- Préparation ponctuelle de dossiers en fonction des besoins du service
- Commande de fournitures
- Diffusion d’informations liées à l’environnement de travail et aux aspects RH
- Création de tableurs, synthèse, mémo utiles à l’ensemble de l’équipe
II. Gestion :
- Préparation et suivi des missions grâce au logiciel Notilus
- Suivi budgétaire de l’enveloppe P105 du service dédiée aux frais de missions
- Comptabilisation et transmission des indicateurs LOLF
- Gestionnaire SAGHA pour l’ensemble des rédacteurs et du secrétariat
- Participation à la gestion de boîtes génériques dédiées au suivi ...
Profil recherché
Profil statutaire du poste
Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 euros annuels bruts.
Durée d'affectation attendue
Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2027, renouvelable.
Compétences attendues
Connaissance- Gestion administrative et budgétaire - Pratique
- Gestion de l'information - Maîtrise
- Ministère et ses réseaux - Maîtrise
- Techniques de communication - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Maîtrise
- Accueillir une personne, du public - Expert
- Assister - Expert
- Maîtriser les délais - Expert
- Mettre en forme un document - Expert
- Rechercher des données, des informations - Maîtrise
- Rendre compte - Maîtrise
- Travailler en réseau - Pratique
- Aptitude à l'écoute - Maîtrise
- Etre autonome - Expert
- Etre rigoureux - Expert
- Faculté d'adaptation - Maîtrise
- Faire preuve de discrétion - Expert
- Réactivité - Expert
- Sens de l'organisation - Expert
- Bureautique - Maîtrise
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Qui sommes-nous ?
Le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) conçoit et met en œuvre la politique étrangère de la France.
Ses priorités :
- agir dans le monde pour la paix, la sécurité et le respect des droits de l’homme ;
- promouvoir les entreprises françaises sur les marchés extérieurs ainsi que l’attractivité de la France à l’étranger ;
- contribuer à l’organisation d’une mondialisation qui assure un développement durable et équilibré de la planète ;
- assurer la présence des idées, de la langue et de la culture françaises tout en servant la diversité culturelle ;
- gérer la sécurité et l’administration des Français à l’étranger.
À propos de l'offre
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Service de rattachement : Direction de l'Union Européenne - Sous-Direction des Politiques Internes et des Questions Institutionnelles
Poste de travail : 0001011057
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Vacant à partir du 02/01/2025
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Secrétaire
