ASSISTANT PLANIFICATION ADMINISTRATIVE - SMV ARCUEIL

Placé sous l’autorité du chef de cabinet du Service militaire volontaire (SMV) le titulaire du poste assiste le général commandant le SMV dans l’organisation quotidienne du travail, assure les travaux de gestion des agendas et contribue au bon déroulement des activités du cabinet en assurant des fonctions d’assistance technique.
Gérer l’agenda du COMSMV : prises de RDV, demandes d’audience, réunions, réservation des salles, en lien avec le chef CAB et le CEM
Appuyer le chef de cabinet dans la préparation d’événements et/ou activités présidés par le COMSMV
Organiser les déplacements du COMSMV : réservation billets de train, de l’hôtellerie, d’avion, prévoir les modalités de soutien pendant le déplacement
Gérer le courrier papier, notamment les invitations : lettre de réponse et/ou désignation d’un représentant si empêchement du COMSMV
Gérer et suivre des crédits de représentations : suivi commandes d’achat , création des demandes EUREKA et suivi des dépenses/remboursements
Assurer la gestion des dossiers du COMSMV (documents, déplacements, fonds de dossiers, archivage ...).
Organiser les déjeuners, établir les plans de tables, rédiger les menus proposés par le gérant de restauration
Gérer les réservations des salles de réunion et préparer la mise en place des réunions dirigées par le COMSMV
Gérer les communications téléphoniques au profit du COMSMV
Assurer le suivi de la boîte mail organique du cabinet
Préparer les entretiens du COMSMV par la constitution de dossier ad hoc (CV des PC et PM, notes sur l’organisme, fiches internes)
Vérifier avant mise à la signature aux autorités, les documents émanant des différents bureaux et diriger les courriers en retour après signature
Assurer la MAJ des contacts du SMV en relation avec le COMSMV et chef CAB, proposer une matrice d’entretiens pouvant contribuer à la mission du SMV
Gérer les commandes de fournitures de bureau du COMSMV et l’approvisionnement des vecteurs de notoriété du SMV