Assistant ou assistante de formation
Référence : 2024-1745399
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Institut National du Service Public (INSP)
- Localisation : 1 rue Sainte-Marguerite, 67000 Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) max 30000€ (montant modulable) € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions
Sous la responsabilité de la responsable de pôle et en lien étroit avec l’adjointe à la responsable de pôle, l’assistant ou assistante de formation a pour missions principales :
· L’organisation et la mise en œuvre opérationnelle des actions de formation sur les plans logistique, administratif et financier, en lien avec les intervenants et en collaboration avec les conseillers pédagogiques du pôle et des partenaires de formation internes ou externes à l’INSP ;
· La contribution aux suivis administratifs du pôle, notamment le contrôle d’assiduité des élèves, et à l’accompagnement des élèves et promotions gérées par le pôle
· La contribution au fonctionnement administratif, matériel, et financier du pôle ;
· L’appui aux autres assistants et assistantes de formation pour les actions transversales et les sessions d’ampleur.
Activités
Mise en œuvre matérielle des actions de formation :
— Accueil et suivi téléphoniques, physiques et courriels
— Gestion matérielle des actions de formation (réservations de salles, plannings des intervenants, conventions de formation …), y compris sur le plan digital pour la finalisation, l’actualisation et la diffusion de supports pédagogiques
— Suivi des intervenants : transport, hébergement, indemnisations
Suivi administratif et accompagnement des élèves et promotions :
— Participation à la conception et à la diffusion des emplois du temps, constitution de groupes d’élève pour les activités le nécessitant ;
— Conception de documents de présentation des promotions, des enseignements et de l’activité du pôle ;
— Suivi administratif des élèves (feuilles d’émargement, suivi des absences, attestations administratives, conventions de stage, déplacements)
— Gestion des actions pédagogiques individualisées, des épreuves d’entrainement et des examens dont le pôle est responsable.
Contribution au fonctionnement administratif, matériel, et financier du pôle :
— Contribution à la production de statistiques, tableaux de bord, reporting
— Appui à la gestion des intervenants et prestataires (gestion des devis, suivi des conventions de formations, saisie des programmes et des rémunérations dans l’application Elena, préparation et gestion des missions, déplacements et hébergements)
— Appui à la gestion des dépenses : relations avec les fournisseurs pour demande des devis, établissement des bons de commande effectuer les états de frais et des factures
— Suivi du budget des actions de formation
— Participation à l’organisation des déplacements des agents du service
— Classement et archivage des documents
Profil recherché
Profil
Intégré(e) à l’équipe des assistants de formation, vous êtes un maillon essentiel de l’organisation des sessions de formation qui vous sont confiées.
Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités à organiser, à rédiger, votre rigueur, votre sens du relationnel et vos facultés d’adaptation avérées. Vous aimez travailler en équipe et savez adapter votre communication aux différents publics (élèves, intervenants de haut niveau, fournisseurs, …). Vous maîtrisez parfaitement les logiciels bureautiques et avez un goût prononcé pour les outils digitaux et collaboratifs.
Ce poste est ouvert aux catégories B et C.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Savoirs
→ Environnement administratif
→ Institutions administratives françaises, européennes et internationales
→ Techniques de secrétariat - Maitrise
→ Règlementation des missions et des rémunérations, comptabilité publique et procédures comptables
Savoir-faire
→ Rédiger des écrits administratifs
→ Capacité à traiter et à suivre plusieurs dossiers en parallèle- Maitrise
→ Dialoguer et rendre compte à sa hiérarchie
→ Planifier et respecter des délais
→ Utiliser les logiciels de bureautique (Suites Microsoft)pédagogiques (Moodle, 360Learning), de gestion de scolarité (Elena), de comptabilité (Y2), ) et d'enquêtes (Sphinx, Wooclap) Maitrise
Compétences comportementales transverses
→ Esprit d'équipe
→ Sens de l'organisation, rigueur, anticipation des tâches, adaptation
→ Sens de l'initiative
→ Réactivité, disponibilité
→ Qualités relationnelles et de présentation (Aisance dans les relations au public et les relations interculturelles)
→ Curiosité, intérêt pour suivre des formations aux nouvelles technologies
→ Sens du service public
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Contexte
L’Institut national du service public (INSP), créé le 1er janvier 2022, est le nouvel établissement public français de référence pour le recrutement, la formation initiale et la formation continue des cadres supérieurs français et internationaux. Il a également pour missions de nouer des partenariats d’excellence avec le monde universitaire et de contribuer au rayonnement international de la France.
Descriptif du service
Le département des formations initiales, rattaché à la Direction de la formation initiale et continue, est chargé de la conception, de l'organisation et du suivi des enseignements des élèves issus des concours, des élèves internationaux du CIL et du CIP et des élèves officiers.
Il est composé des pôles suivants :
→ le pôle des formations initiales qui définit la maquette pédagogique de la formation initiale, intégrant les dimensions de professionnalisation et d’individualisation des parcours et qui assure le suivi global de la scolarité.
→ le pôle des langues et des cycles internationaux qui assure le suivi et la coordination pédagogique des scolarités des cycles internationaux et de l’enseignement des langues.
→ le pôle des sports et de la santé qui assure la coordination et le suivi des activités sports et santé des élèves en formation.
À propos de l'offre
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Comment candidater ?
Date limite de candidature | 6/12/2024Envoi des candidatures | Les personnes intéressées transmettent directement et uniquement leur candidature via la choisir le service public en postulant à l’offre d’emploi en ligne :
Dossier de candidature | Les candidatures doivent obligatoirement comprendre une lettre de motivation et un CV. La lettre de motivation est à adresser à l’attention de M. le Secrétaire général de l’INSP.
Contact
Pour le suivi de candidature | Juliette REINBOLT, chargée de recrutement, référente administrative et RH • Tél : 03 69 20 48 12 -
Contraintes particulières liées au poste
· Disponibilité et flexibilité horaire en fonction des pics d’activité -
Vacant à partir du 01/01/2025
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Assistante / Assistant d'éducation
