Assistant en gestion administrative (H/F)

Missions :
L’assistant/assistante assure, en toute autonomie :
- la gestion des subventions colloques et de contrats de recherche, en lien avec les laboratoires et partenaires financiers, et participe à la gestion des colloques suivis avec le logiciel « Azur Colloque ».
- la gestion financière et comptable des dépenses et/ou recettes de la délégation : paiement des fournisseurs et traitement du relevé Banque de France. Mettre à jour le suivi des cessions de créance et procédures collectives.



Activités :
1-Assurer la gestion des subventions colloques et participer à la gestion sous Azur Colloque
• Assurer la gestion financière et comptable des colloques
• Participer au suivi des frais d'inscriptions
• Conseiller les laboratoires dans la gestion quotidienne de leurs colloques
• Contrôler les justificatifs contractuels des subventions colloques, suivre la facturation des recettes ainsi que leurs encaissements
• Valider les données financières lors des montages des demandes de subventions pris en charge par le Service Partenariat et valorisation ;
• Produire et contrôler les bilans financiers
• Vérifier l'éligibilité des dépenses et des recettes à déclarer ;
• Notifier les crédits au laboratoire
• Rédiger des conventions pour les participations financières des sponsors et subventions accordées par les tutelles
• Etablir des tableaux de bord nécessaires au suivi budgétaire des colloques

2- Assurer la gestion des contrats de recherche d'un portefeuille de laboratoires :
• Assurer le suivi des contrats et leur justification
• Contrôler la conformité des documents.
• Conseiller et accompagner les laboratoires dans l'exécution des contrats et subventions dans le respect des exigences des partenaires
• Préparer les éléments de réponse aux audits externes.
• Mettre en place des outils de contrôle et de suivi des activités.
• Réaliser des travaux ponctuels demandés par le Chef de service (tableaux de bord, …)
• Assurer un travail d'interface avec les autres pôles et services de la délégation.
• Participer au contrôle interne (enquêtes des directions fonctionnelles, …)
• Participer aux réunions de concertation du pôle en étant source de proposition.
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
• Consigner les procédures applicables dans son domaine
• Effectuer les prélèvements à l'aide d'un outil dédié développé en interne et établir des tableaux de bord pour la délégation régionale

3 – Assurer la gestion financière et comptable des opérations de recettes et dépenses :
• Traiter les pièces de la proposition de paiement : identification des paiements étrangers
• Analyser la proposition de paiement : cession de créances, contrôles des comptes bancaires, repérage des anomalies, blocage de certains paiements après contrôles
• Rédiger des bordereaux de virements et mise en signature électronique
• Gérer les paiements via l’utilisation de la passerelle DGFIP et paie
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