Assistant en gestion administrative H/F

Référence : 2025-1797167

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Muséum National d'Histoire Naturelle
    Muséum national d'histoire naturelle
  • Localisation : Jardin des Plantes
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 07/02/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Mission

  • Exécuter des actes administratifs et de gestion courante ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l’UMR 7205 ISYEB.
  • Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.


Activités

  • Rôle de secrétariat en lien direct avec la direction de l’UMR : recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’unité. Regrouper les informations issues des enquêtes internes de l’unité et ses appels à projet. Classer et archiver les documents. Vérifier la conformité des documents administratifs avant signature par la direction de l’unité.
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes. Répondre à leurs questions, transmettre les documents administratifs et les orienter vers les personnes et sites web ressources.
  • Assurer l'accueil et le suivi des nouveaux entrants : remise du livret d’accueil et du règlement intérieur de l’unité, suivi des démarches administratives (procès-verbaux d’installation, demandes de badges d’accès, création des adresses mails, mise à jour Virtualia et Reseda), orientation vers les bons interlocuteurs.
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative.
  • Instruire les dossiers techniques pour préparer les décisions courantes de gestion des personnels : convention de bénévolat, demandes cartes pro/multipass, conventions de stage, congés, compte épargne-temps, jours de télétravail, arrêts maladie, campagnes d’éméritat-attachés honoraires-correspondants, dossiers de promotion (centralisation des dossiers, signatures, envoi aux services RH, archivage des documents)
  • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
  • Suivre les évolutions réglementaires

Profil recherché

Connaissances 

Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication


Compétences opérationnelles

Accueillir et prendre des messages
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques

Qui sommes-nous ?

Le Muséum national d’Histoire naturelle est un établissement public, régi depuis le 1er octobre 2014 par les dispositions du décret n°2001-916 du 3 octobre 2001 modifié. Dans le domaine des sciences naturelles et humaines, le Muséum contribue à la production, au développement et au partage des connaissances sur la diversité géologique et biologique de la Terre, sur la diversité des cultures et des sociétés et sur l’histoire de la planète.

Il est placé sous la tutelle conjointe des ministères de l’enseignement supérieur et de la recherche et est membre fondateur de l'alliance Sorbonne Université. Il compte plus de 2000 personnes (environ 280 EC / 1440 BIATSS / 300 Personnels hébergés). Il comprend 13 sites répartis en France et accueille au total plus de 3 millions de visiteurs.

À propos de l'offre

  • Attention, seules les candidatures déposées sur la plateforme de recrutement MNHN seront étudiées.

  • Venez rejoindre un établissement chargé d’histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d’une grande variété de métiers et d’activités, le Muséum vous propose d’intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

    Le contrat

    Localisation : Jardin des plantes

    Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie C ou CDD de droit public renouvelable à partir du 1er mars 2025

    Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels

    Les avantages

    Remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilités durables (vélo ou covoiturage)

    Télétravail possible jusqu’à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté selon le poste

    Restaurant d'entreprise

    Prise en charge partielle de votre mutuelle selon conditions

    Un comité social et une association sportive et culturelle

    Accès illimité aux sites de l’établissement avec invités

  • Vacant à partir du 01/03/2025

  • Assistante / Assistant de direction

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