Assistant-e en gestion administrative
Référence : 2025-1802627
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
INSERM - Délégation Régionale Paris 11
Inserm - Localisation : 16, Avenue Paul Vaillant Couturier, Hôpital Paul Brousse, 94807 Villejuif
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission principale
En tant que membre de l'équipe du service des affaires générales du CESP, et relevant directement de la secrétaire générale, l’assistant.e en gestion administrative contribuera à renforcer l'offre de services destinée aux équipes de recherche du CESP. Pour cela, il/elle est chargé.e de superviser et d'améliorer les activités administratives, financières et de gestion du personnel implanté au sein des équipes de recherche dont il/elle a la charge.La mission principale consiste à assurer efficacement, de manière polyvalente et autonome, l'administration d’équipes de recherche, offrant un soutien essentiel pour garantir le bon fonctionnement des activités quotidiennes. Dans ce cadre, les responsabilités incluront la gestion administrative, la circulation de l'information auprès des membres de l’équipe de recherche, du service des affaires générales et des tutelles, et ce dans le respect des règles et des procédures.
Activités principales
·Assurer la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel pour les besoins des équipes de recherche de son portefeuille, dans le respect des procédures définies par les services (finances, achats, ressources humaines) des tutelles : réaliser les dépenses, faire les achats et les commandes, les missions, établir des documents administratifs/financiers pour les recrutements stages, vacations, CDD, etc.
·Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux
·Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
·Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
·Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’équipe
·Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières
· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des ressources humaines
·Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
·Informer et accompagner dans leurs démarches l’équipe de recherche et les partenaires externes
·Interagir avec les services financiers et ressources humaines d’autres organismes partenaires (Inserm, Université Paris-Saclay, UVSQ, Gustave Roussy)
·Contribuer à la mise à jour des procédures et des modèles de documents
·Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion dont il/elle a la charge
Connaissances
· Organisation et fonctionnement des EPST
· finances publiques, techniques d'achat et budgétaires
· Maitrise des outils de bureautique (Word et Excel)
· Connaissance de l’outil Sifac+
· Techniques de communication (orale et écrite)
· Connaissance de base des processus juridiques et financiers
· Connaissance générale des ressources humaines
. Anglais: B1 à B2 CERCL
Profil recherché
Savoir-faire
• Réaliser des synthèses
• Concevoir des tableaux de bord
• Savoir planifier et respecter les délais
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Mettre en œuvre et optimiser des procédures
• Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques
• S’approprier facilement de nouveaux outils logiciels
• Détecter et résoudre les anomalies de traitement d'une situation
• Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires
Aptitudes
· Faire preuve de réactivité, d'adaptation et de fiabilité
· Faire preuve de confidentialité
· Faire preuve de rigueur et d'organisation
· Faire preuve d'esprit d'équipe et de dynamisme
· Être autonome
Niveau de diplôme et formation(s)
·Bac +2 minimum
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Langues
- Anglais Seuil
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
Descriptif du service
Le Centre de recherche en Epidémiologie et Santé des Populations (CESP, http://cesp.inserm.fr/) est l’un des principaux acteurs de la recherche épidémiologique en France. Il regroupe près de 600 chercheurs, ingénieurs, techniciens et doctorants travaillant dans la plupart des domaines de la santé, comme les maladies chroniques, le cancer ou bien encore la santé mentale, répartis actuellement dans 11 équipes de recherche.
Il bénéficie du soutien de trois tutelles académiques : l’Inserm, l’Université Paris-Saclay et l’Université Versailles Saint-Quentin et de plusieurs partenaires hospitaliers en Ile-de-France.
Les thématiques vont des biostatistiques les plus fondamentales aux sciences humaines et sociales en passant par la recherche clinique et les études en population générale.
Le fonctionnement du CESP repose sur trois services transversaux, à savoir le service des affaires générales et le plateau informatique qui assurent les meilleures conditions de travail pour les chercheurs et pour le développement de leurs projets, et du pôle méthodologies et statistiques qui conseille les chercheurs en matière de méthodologie statistique.
Le poste à pourvoir est affecté au service des affaires générales basé sur le site de l’Hôpital Paul Brousse à Villejuif (94, métro Paul Vaillant Couturier).
https://cesp.inserm.fr/fr
À propos de l'offre
-
Vacant à partir du 06/01/2025
-
Chargée / Chargé du pilotage et de la gestion des ressources budgétaires
