Assistant (e) de scolarité H/F

Gestion administrative des formations, de l’apprentissage et des stages:
·  Assistance à la gestion des langues (accueil, organisation, vacation, …)
·  Accueil intervenants
·  Organisation et suivi de l’assiduité apprenants
·  Gestion des fournitures, de matériel pédagogique
·  Demande achat sur l’application GED
·  Ordre de mission,  billets, … et frais de déplacement (intervenants, apprenants, personnels, …) – applications SIFAC, CYTRIC, …
·  Demande des devis auprès des fournisseurs, transmission bon de commande et service fait
·  Gestion des fiches missionnaires, des fiches clients et fournisseurs
·  établissement tous contrats de vacation / fiche statutaire  et mise en paiement vacations jurys
·  Secrétariat de la Direction des Formations, courriers
·  Secrétariat étudiants (attestations et certificats)
·  Repro et gestion des copies d’examens
·  Archivages des documents d’examens (sujets + corrections)
·  Archivage dossiers étudiants
·  Envoi et enregistrement des copies de diplôme, relevés de notes, attestation de réussite et suivi des demandes
·  Assistance à l’organisation des jurys de stage deuxième année, troisième année du cycle ingénieur  (réservation salles, repas, …)
·  Assistance à l’élaboration des dossiers de jury, convocations, invitations
·  Assistance à la logistique événement

Autres :
·  Toutes missions dans l’intérêt de la direction des formations, nécessité de service,
·  Maîtrise et mise en œuvre de la Démarche-qualité,
·  Formations aux nouveaux outils,
·  Surveillance examen si nécessité,
·  Renfort en cas d’absence,
·  Alimentation  intranet/internet
·  Connaissance du logiciel ADE ou autre serait un plus

Champ relationnel : CFA / Maître d’Apprentissage des apprentis / responsable des autres pôles de la Direction des formations / autres services de l’ENGEES et tout particulièrement le Service relation entreprises et collectivités / alumnis / partenaires de l’école