Assistant-e de direction au cabinet de la Présidente
Référence : 2024-1629535
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Observatoire de Paris
- Localisation : 61 Avenue de l Observatoire 75014 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) de 22 k€ à 24 k€ selon profil € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales
Descriptif de la mission :
Sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet de la Présidence, l’Assistant-e de direction au secrétariat de la Présidence assure les missions liées à la gestion des affaires courantes du secrétariat de la Présidence et travaille au contact des laboratoires et des services communs de l’Observatoire de Paris. Il/Elle collabore également avec d’autres structures de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation.
Activités principales :
· Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs
· Tenir l’agenda de la Présidente dans le respect des contraintes liées à la fonction
· Organiser les réunions et les évènements concernant les activités de la Présidence : disponibilité, réservation des salles, organisation des pauses, gestion des accès, etc.
· Gérer et traiter les informations entrantes et sortantes : enregistrement du courrier, diffusion des documents, suivi des parapheurs et du courrier électronique
· Rédiger, mettre en forme divers documents (courriers, compte rendus, convocations, etc.) et les diffuser
· Préparer les déplacements et les missions
· Assurer la gestion des demandes de travaux, des commandes de fournitures et petits matériels du service
· Constituer et gérer un fond documentaire administratif
· Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles (formats papier et numérique)
· Assurer la saisie des contrats et des conventions du périmètre de la Présidence dans l’outil de gestion dédié
· Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes
Profil recherché
Connaissances :
· Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement d’Enseignement Supérieur et de Recherche
· Connaissance générale des techniques du secrétariat
· Maîtrise du pack Office et des différents modes de communication
· Anglais (notions)
Compétences opérationnelles :
· Grande aisance en communication orale et écrite
· Technique d’élaboration de documents : bonnes aptitudes rédactionnelles
· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe en respectant les échéances
· Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
· Aptitude à travailler en équipe dans un esprit collaboratif et en faisant preuve de discrétion
· Capacité à savoir répondre à des demandes variées et à rechercher l’information
· Savoir prendre des initiatives
. Autonomie et polyvalence
Compétences comportementales :
· Disponibilité et réactivité
· Esprit de collaboration et esprit d’équipe
· Rigueur et fiabilité
· Sens de l’organisation
· Diplomatie
· Sens des responsabilités et de la confidentialité
Localisation
Qui sommes-nous ?
Rejoignez l’Observatoire de Paris-PSL, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. C’est au sein de l’Académie des Sciences, en 1666, lors de la première séance, que Louis XIV et Jean-Baptiste Colbert décident la création de l'observatoire royal, qui deviendra l'actuel Observatoire de Paris.
L’Observatoire de Paris-PSL se situe à Paris 14ème, à Meudon et à Nançay (Cher). Vous serez basé à Paris 14ème avec quelques déplacements à Meudon.
Descriptif du service
Le Cabinet de la Présidence est une petite équipe dynamique composée d’une Cheffe de Cabinet, d’une personne responsable de la gestion des instances et de l’assistant-e de direction, qui assiste la Présidente de l’Observatoire de Paris et les Vice-Présidents du Conseil d’Administration et du Conseil Scientifique.
À propos de l'offre
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Conditions particulières d’exercice (affectation ou déplacement sur plusieurs sites, astreintes, équipements de protections exigées, contraintes de calendrier, etc.) :
Déplacements ponctuels à Meudon
Un/une agent titulaire de la fonction publique est prioritairement recherché(e).
Le poste est à également ouvert aux agents contractuels pour un CDD d'une durée initiale de douze mois.
Activités d’encadrement et d’animation d’équipe : NON
Nombre de jours de congés : 47 jours (dont 2 jours de fractionnement)
IFSE brute mensuelle (personnels titulaires) : 400 euros
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Vacant à partir du 18/10/2024
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Assistante / Assistant de direction
