ASSISTANT DES ELUS (h/f) - COMMUNE DE LA POSSESSION
Référence : O974241224000006
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : La Possession
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Rattaché(e) au Cabinet du Maire et placée sous l'autorité hiérarchique du Directeur de Cabinet. Vous êtes en charge d'assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction d'apporter une aide permanente à la directrice en termes de gestion administrative, de communication, d'information, de rédaction de courrier et suivi de dossiers.
Recrutement statuaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP). Temps de travail : temps complet.
Voici vos missions :
Mission Accueil :
* Accueil public et téléphonique
* Orientation du public vers les services concernés
* Relation avec les services municipaux
* Assurer la réception des usagers pour les élus
Secrétariat des Elus :
* Gestion des agendas des élus
* Préparation et organisation et suivi des demandes de rendez-vous
* Mise en place des réunions
* Préparation des dossiers ou documents nécessaires aux réunions
* Gestion du planning de la salle du Conseil Municipal
* Communication des évènements aux élus et faire en sorte que la représentation de la ville soit assurée dans les différentes manifestations
* Gestion du quorum pour les conseils municipaux
* Suivi des convocations aux différentes réunions extérieures
* Dispatcher les courriers des élus
* Gestion des Mariages et Astreintes
* Gestion des Jurys d'entretien
Gestion administrative :
* Préparation courrier à la demande des élus et mise en forme de documents divers
* Gestion des mails
* Enregistrement des fiches d'audience
* Classement et archivage
* Traitement et envoi des courriers sur CINDOC
* Rédaction des courriers
* Enregistrement des doléances sur le site de la ville
* Traitement administratif de dossiers d'aide financière
* Mise à jour de dossiers des agents de la ville sur CIRIL
* Tri et sélection de CV pour les jurys de recrutement
* Gestion des doléances (enregistrement dans un tableau qui est partagé avec les services)
Vos activités principales seront les suivantes :
* Gestion des agendas (élus)
* Accueil physique et téléphonique
* Recevoir, orienter et traiter les messages
* Relations avec les services municipaux
* Prise de rdv selon des créneaux pré définis (agents / citoyens / prestataires extérieurs)
Vos activités secondaires seront les suivantes :
* Gestion des Jurys d'entretien
* Reprise des tâches des collègues en leur absence
Occasionnellement, vous serez amené(e) à :
* Suivi des réunions des élus communautaires et assurer l'agenda de ces élus
* Appui au RH pour la réception et enregistrement des candidatures
* Traitement administratif de dossiers d'aide financière
Profil recherché
Expérience sur poste identique en collectivité territoriale (minimum 4 ans exigé). Connaissance de l'environnement territorial. Formation en lien avec La gestion des conflits et de l'agressivité, en situation d'accueil, mieux appréhender l'environnement territorial afin d'adapter sa posture professionnelle; sont exigées.
* Diplômes
- Brevet des collèges
- BEP Secrétariat
- BAC PRO Secrétariat
* Compétences
- Maîtrise des logiciels bureautique : Word, Excel, Outlook, Tempo, Gmail, ZIMBRA, CIRIL, CINDOC, Intramuros
* Savoir
- Gestion du stress
- Connaissance du territoire de la Ville de la Possession
- Gestion des conflits
* Savoir-Être
- Sens du travail en équipe
- Autonome
- Confidentialité
- Disponible
- Polyvalence
- Sociable
- Responsable dans mon travail.
À propos de l'offre
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Les personnes intéressées doivent faire acte de candidature
en ligne via la plateforme :https://mesdemarches.lapossession.re/
ATTENTION : Les candidatures ne répondant pas aux modalités
de candidatures ci-dessus ne pourront pas être traitées
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/02/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
