Assistant de la direction du cabinet F/H - Ile-de-France Mobilités

La direction du cabinet joue un rôle central de coordination et de soutien à l'ensemble de l'organisation dans ses relations avec les administrateurs et les partenaires institutionnels. Garante du bon fonctionnement de la gouvernance d'Île-de-France Mobilités, la direction du cabinet pilote l'organisation du Conseil d'administration et le process de traitement du courrier. La direction du cabinet veille à la qualité et à la cohérence des informations diffusées dans les rapports du conseil d'administration, dans les courriers signés par la direction générale et la présidence, ainsi que dans les notes transmises aux administrateurs.

Au sein de la direction, le-la titulaire du poste aura la charge de :

· Gérer des agendas et listes de contacts du directeur et de son adjoint ;

· Organiser des réunions, réserver et préparer des salles, accueillir et assister les participants ;

· Gérer les besoins logistiques et matériels de la direction ;

· Rédiger/mettre en forme/corriger certains courriers ou documents de la direction ;

· Préparer et envoyer des courriels à l'attention des administrateurs (convocations, communiqués de presse...) ;

· Préparer l'agenda des instances, réserver et préparer les salles des séances ;

· Recenser la participation des administrateurs aux séances du Conseil et des commissions ;

· Tenir le planning des astreintes (envoi de documents, suivi des indemnisations...) ;

· Mettre à jour des espaces de travail collaboratifs et gérer la boite mail de la direction, le classement et l'archivage ;

· Assurer la coordination et les intérims avec l'assistante du pôle relations institutionnelles ;

· Travailler en réseau avec l'ensemble des assistantes de direction de l'établissement et représenter la direction au sein du réseau.