Assistant de direction Pôle culture animation de la vie locale - MAIRIE DE VOREPPE

L'assistant(e) de direction exerce ses fonctions sous la responsabilité du Directeur du Pôle Culture
Animation de la Vie Locale.
Le pôle CAVL met en oeuvre la politique municipale en matière de culture, d'animation, de sport et
de la vie associative.
L'assistant(e) de direction assure un soutien à la direction du pôle, le secrétariat et la gestion
administrative du pôle, l'accueil du public. Il/Elle apporte une aide permanente au directeur et aux
différents services du pôle en termes d'organisation, de recueil et de traitement des informations
nécessaires au bon fonctionnement du pôle, de gestion, de communication et de suivi des
dossiers. Ce recrutement est effectué dans le cadre d'un remplacement de congé maternité.

Missions :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Suivre et gérer les boites mails génériques du pôle
* Gérer le courrier entrant et sortant (GED)
* Assurer la gestion et le suivi des congés des agents du pôle
* Gérer et suivre le planning des astreintes de l'unité logistique
* Assurer le secrétariat du pôle et des élus (courriers, rendez-vous...)
* Préparer les commissions et les conseils municipaux (délibérations, notes, courriers,
conventions et présentation/diaporama...)
* Organiser le forum des associations (des inscriptions jusqu'à l'accueil le jour de
l'événement)
* Assurer le suivi des boîtes à livres
* Assurer le lien et la coordination avec la Fondation du patrimoine, le Pays d'Art et
d'Histoire et l'association COREPHA concernant la souscription pour la réhabilitation des
Églises Romane et Saint Didier
* Renseigner les tableaux de suivi d'activités du pôle (projets, budgets, rétro-planning...)
* Suivre l'instruction des dossiers de subventions : subvention fonctionnement, sur projet et
subvention de l'Office Municipal des Sports
* Organiser les dossiers et assurer la mise à jour des informations relatives au monde
associatif : statuts, documents administratifs, compte-rendus, bilans financiers...
* Assurer la mise en ligne et mise en forme des ordres du jour, compte-rendus pour l'OMS et
le Conseil de la Vie associative
* Réceptionner, enregistrer et traiter les demandes d'exposition à l'espace Christolhomme :
organiser la logistique et la communication en lien avec les artistes
* Mettre à jour ponctuellement le site internet sur tous les secteurs du pôle, transmettre au
service communication tous les 15 jours les informations concernant les
animations/événements pour la réalisation des newsletters culture et sport.