Assistant de direction H/F

Coordonner les missions administratives de la DR avec le service régional administratif de la Direction régionale Centre Val de Loire (DR CVL) et les assistants administratifs des autres services départementaux franciliens et apporter un soutien administratif aux agents du pôle de Vincennes de la DR IDF (une douzaine d’agents).

Coordonner les missions administratives et logistiques de la DR IDF avec le service régional administratif de la Direction régionale Centre Val de Loire (DR CVL) :

• Gestion des commandes (recensement des besoins, devis, préparation de commande, réception, transmission des bons de livraison, gestion des « services faits ») dont la gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats) ;
• Appui à la DR CVL dans le suivi des dossiers administratifs des agents (arrêts maladie, accidents de travail, mobilité, promotion, formation, recensement des grévistes, …) ;
• Engagements et suivi budgétaires des missions non prises en compte par la DR CVL (organisation de séminaires, véhicules, déplacements…) ;
• Gestion du parc automobile (commande annuelle, affectation, entretien, etc.), rôle de référent mobilité ;
• Réalisation et suivi de l’inventaire des matériels de la DR IDF et planification des vérifications annuelles.

Animer et coordonner le réseau des assistants administratifs en services départementaux (SD) et interdépartementaux (SID) franciliens :

• Assurer le lien et faire circuler les informations auprès des assistants administratifs des SD et SID ;
• Développer des outils et modes de fonctionnement partagés, participer à l’amélioration des procédures ;
• Réunir au moins une fois par an les assistants administratifs des SD et SID.

Participer à la gouvernance et à la communication de la DR IDF et de l’OFB :

• Contribuer à l’organisation et participer aux Comités managériaux de la DR IDF, contribuer à la rédaction des compte rendus ;
• Contribuer à l’organisation des séminaires de direction ;
• Planifier et organiser les RDV avec les SD et SID et les chefs de services départementaux et régionaux ;
• Participer à des groupes de travail nationaux ;
• Contribuer à des missions de communication interne et externe.

Apporter un appui administratif aux agents de la DR IDF du pôle de Vincennes :

• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier, veille de boites mail partagés ;
• Gestion de l'archivage numérisé et papier ;
• Appui à la réalisation - Mise en forme tous types de documents (courriers, tableaux, notes de service, bases de données, présentations PowerPoint...) ;
• Gestion des déplacements (ordres de mission, réservations d’hébergement et de transports) ;
• Accueil des nouveaux arrivants.