Assistant de direction H/F
Référence : 2025-1795013
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Opérateur du patrimoine et des projets immobiliers de la culture (OPPIC)
Opérateur du patrimoine et des projets immobiliers de la Culture - Localisation : Paris 75013
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Expert
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Activités principales
Vous serez chargé(e) de :
- l’assistanat de direction :
o assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires,
o transmettre les informations de premier niveau et prendre les messages ;
o tenir l’agenda ;
o organiser les réunions et les rendez-vous ;
o mettre en place le classement et planifier l’archivage des dossiers ;
o rédiger des courriers, des notes, des comptes-rendus ;
o assurer la gestion des parapheurs et veiller à la cohérence et à la qualité des documents administratifs ;
o prendre en charge les aspects transversaux : suivi RH, déplacements, ordres de missions, fournitures…
- l’organisation d’évènements internes et externes (réunions, réceptions, séminaires) et transversaux (visites de site, revues de projets, manifestations en lien avec la vie de l’établissement) ;
- la constitution et la gestion administrative des dossiers qui vous sont délégués. Vous assurez notamment le suivi des conventions de mandat et conventions-cadres et avenants aux conventions pour les opérations pilotées par l’Oppic ;
- la circulation et la transmission d’informations internes au sein de l’établissement. A ce titre, vous contribuez à diffuser toutes informations utiles sur l’intranet de l’établissement.
Vous assurez une continuité de service avec votre binôme que vous remplacez, en cas d’absence, sur l’ensemble de ses tâches.
Relations professionnelles
En interne : l’équipe de direction (président, DG, SG) et l’ensemble des services de l’établissement
En externe : l’ensemble des interlocuteurs du ministère de la Culture, des partenaires institutionnels de l’établissement et des partenaires des équipes projets
Profil recherché
Titulaire d’un baccalauréat ou d’un BAC+2 dans le domaine de la gestion ou de l’assistanat, vous justifiez d’une expérience confirmée dans des fonctions similaires.
Votre discrétion et votre respect de la confidentialité vous permettent d’instaurer une relation de confiance avec la direction.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et votre réactivité notamment dans la gestion de situations variées et complexes.
Votre aisance relationnelle, votre diplomatie et votre sens du travail en équipe seront également de véritables atouts pour ce poste.
Vous disposez de très bonnes capacités rédactionnelles.
Vous démontrez une maîtrise solide des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, outils collaboratifs).
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Localisation
Qui sommes-nous ?
Nos missions
L’Oppic, Opérateur du patrimoine et des projets immobiliers de la Culture créé en 2010, est un établissement public administratif spécialisé dans la maîtrise d’ouvrage.
Sa mission est de construire, d’aménager, de réhabiliter ou de restaurer de grands équipements culturels et des monuments emblématiques pour le compte de l’État dont principalement le ministère de la Culture.
Elle s’étend à l’ensemble des étapes d’un projet immobilier ou la réalisation d’un ouvrage :
- Conseiller et assister le maître d’ouvrage dans la définition et la programmation de projets liés à la réalisation de nouveaux équipements, à l’entretien et la mise en valeur d’un patrimoine existant
- Proposer son expertise pour la mise en œuvre de politiques transversales en faveur de l’accessibilité ou du développement durable
- Piloter des opérations de construction, de restauration, de réhabilitation et d’aménagement
- Accompagner le maître d’ouvrage dans la mise en exploitation, la gestion et la valorisation de biens immobiliers
Un savoir-faire spécifique
L’Oppic rassemble des professionnels hautement qualifiés dont les compétences couvrent l’ensemble des composantes de la maîtrise d’ouvrage (ingénieur(e)s, architectes, urbanistes, programmistes, technicien(ne)s supérieur(e)s) et permettent d’assurer la gestion administrative des opérations (juristes chargé(e)s de la commande publique, gestionnaires budgétaires et comptables) ; tous fédérés autour d’une forte culture commune, pour favoriser l’échange et la synergie.
Fort de l’expérience capitalisée par ses équipes, l’Oppic dispose de savoir-faire spécialisés, particulièrement adaptés à la réalisation d’équipements culturels impliquant une capacité à :
- intervenir en milieu sensible (sites patrimoniaux remarques, œuvres architecturales emblématiques et sites urbains sensibles)
- exécuter des travaux en site occupé (maintien de l’ouverture au public pour les institutions déjà existantes)
- couvrir l’ensemble du territoire national (majorité des chantiers localisés en Ile-de-France)
- intégrer tout à la fois, en les conciliant au mieux, les besoins des utilisateurs, en termes fonctionnels, scientifiques ou techniques, et les impératifs de conservation
Descriptif du service
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale de l’Oppic, vous travaillez au sein du secrétariat de direction de l’Oppic en binôme avec l’assistante du président. Dans ce cadre, vous êtes chargé(e) de :
- gérer et organiser le planning de la directrice générale,
- participer à la communication interne et externe de l’établissement
- suivre les dossiers qui vous sont confiés.
Vous assistez également le secrétaire général pour l’organisation des événements et instances institutionnels, notamment le conseil d’administration.
À propos de l'offre
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Le poste est à pourvoir au 1er juin 2025 et est ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou aux contractuels dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée
Les missions peuvent être exercées en télétravail un jour par semaine.
La rémunération est effective selon l’expérience et le parcours professionnel au regard des conditions prévues par le cadre de gestion de l’établissement ou le statut général de la fonction publique.
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Vacant à partir du 02/06/2025
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Secrétaire
