Assistant de direction H/F
Référence : 2024-1746423
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Office Français de la Biodiversité (OFB)
- Localisation : Bordeaux (33)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Mission
- Assister le directeur régional et son adjoint dans leur activité quotidienne
- Apporter un appui dans la gestion de certaines missions transversales nécessitant une capacité d'analyse spécifique
- Centraliser et animer la communication régionale en tant que correspondant communication.
Activités principales
- Apporter un appui quotidien aux directeur et directeur adjoint pour leurs déplacements, déclarations via les outils de saisie, réunions, gestion de la direction régionale, préparation de dossiers, prises de rendez- vous et gestion de l’agenda ;
- Préparer et organiser des réunions de niveau régional, en particuliers les bilatérales, Comité de direction (CoDir) et Comité managériaux (CoMana) et en rédiger leur compte-rendu ou relevé de décisions ;
- Appuyer la direction dans l'organisation de séminaires ;
- Gérer le courrier arrivée/départ et la boîte mail institutionnelle de la DR ;
- Assurer le standard téléphonique du siège de la direction régionale ;
- Coordonner la gestion des parapheurs en lien avec les services émetteurs ;
- Assurer le secrétariat des avis techniques proposés au visa de la direction ;
- Préparer et le cas échéant rédiger les courriers émanant de la direction ;
- Tenir à jour l'annuaire des partenaires institutionnels ;
- Assurer la diffusion de messages ou documents émanant de la direction.
Assurer pour la direction la gestion de certaines missions transversales, par exemple apporter un soutien à la préparation de dossiers tels :
- Appui à la supervision de la conformité des saisies des services sous GEACO ;
- Alimenter le contrôle de gestion en lien avec le DR adjoint et la cheffe du service administratif (extraction de données FDD, GEACO...);
- Prendre en charge le montage des dossiers immobiliers en lien avec le DR adjoint le Service administratif et la DGDR/DF/Service immobilier ;
- Concourir à la continuité d'activité du service administratif.
Activité secondaire : correspondant communication
- Participer au réseau national des chargés/correspondants communication territoriaux ;
- Appuyer la direction dans l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie régionale de communication ;
- Diffuser/relayer régulièrement de l'information à la communauté de travail ;
- Susciter et centraliser les initiatives en matière d'action de communication, contribuer à leur consolidation en lien avec le service émetteur et la direction et la DICOM en vue de leur publication (internet, intranet, presse locale, gazette interne...) ;
- Couvrir certains évènements (photos, articles).
Profil recherché
- Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau Bac +2 souhaité
- Expérience d’assistance de direction.
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Connaissance approfondie des techniques et méthodes administratives ;
- Expérience dans le secteur public et connaissance de l'environnement institutionnel souhaitée (Etat, opérateurs, collectivités...) ;
- Maîtrise impérative des outils bureautiques et informatiques (en particulier logiciels Word et Excel) ;
- Pratique des outils collaboratifs ;
- Connaissances en comptabilité publique, achats publics et/ou RH souhaitée ;
- Expérience dans le domaine de la communication souhaitée.
Savoir-faire opérationnel :
- Savoir anticiper les demandes ;
- Rendre compte à sa hiérarchie ;
- Organiser son travail et hiérarchiser les priorités ;
- Représenter l’établissement ;
- Vérifier et transmettre des informations ;
- Suivre les dossiers.
Savoir-être professionnel :
- Sens du service public,
- Esprit d’initiative et autonomie,
- Réactif,
- Bonne capacité d’adaptation et de compréhension de son environnement de travail,
- Qualité rédactionnelle (orthographe, grammaire…)
- Excellent sens relationnel et capacité de communication,
- Confidentialité,
- Sens du travail en équipe et réseau,
- Grande disponibilité,
- Capacité de synthèse,
- Sens des relations publiques et de la communication,
- Rigoureux,
- Méthodique,
- Organisé,
- Discret.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
- la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
- la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
- l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
- la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
- l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société
Descriptif du service
La Direction régionale (DR) Nouvelle-Aquitaine décline en région l'ensemble des missions de l’établissement : administratives, SST, connaissance, police, appui aux politiques publiques, mobilisation, gestion d'espaces protégés. Elle est organisée en une direction, 4 services régionaux (administratif, police, connaissance, appui aux acteurs et mobilisation des territoires), 12 services départementaux, 1 unité spécialisée migrateurs, 2 parcs naturels marins pour un effectif total de 280 agents (tous statuts confondus).
À propos de l'offre
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Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du Directeur régional
Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 238 € et 2 913 € brut par mois)
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
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- Permis B
- Présentiel au bureau
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
