Assistant de direction H/F

ASSISTANT DE DIRECTION H/F
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
CDD 3 MOIS
TEMPS PARTIEL

I. Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

II. Poste proposé

- Missions générales
-
Secrétariat :

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs ou interlocuteurs (internes ou externes au CHU) ;
- Gérer les agendas des directeurs et de la cadre supérieure de santé de la coordination générale des soins ;
- Taper des documents (courrier, compte-rendu, etc.) et en préparer (diaporama, dossiers) ;
- Trier et diffuser le courrier quotidien de la direction ;
- Envoyer chaque semaine l’agenda des cadres de la direction à la direction générale ;
- Organiser les demandes de consultation des dossiers administratifs par les agents (proposition de créneau horaire, préparation du dossier, photocopie de pièces) ;
- Gérer les appels téléphoniques de la cadre supérieure de santé, préparer des dossiers, gérer les stages des instituts et les courriers d’affectation estivale des agents en promotion professionnelle. Gérer la signature par le directeur des ressources humaines des contrats d’intérim visés par le cadre supérieur de santé, transmettre les conventions signées et les factures à l’agent en charge du suivi budgétaire à la DRH, procéder au relevé des heures et le transmettre à la société d’intérim.
-
Conventions de médecine du travail (environ 15) :

- Etablir la convention à partir d’un modèle type et gérer le circuit de signature ;
- Récupérer le relevé des agents suivis auprès de la médecine du travail et le transmettre à la direction des finances pour le suivi de facturation ;
- Rédiger les courriers avec les établissements signataires des conventions.
-
Commande de fournitures et de consommables :

- Procéder au suivi des stocks de fournitures de bureau, enveloppes et papier ;
- Procéder au réassort auprès des prestataires internes ou externes.
-
Temps syndical :

- Mettre les feuilles de demande de temps syndical dans le circuit de signature et à l’issue, saisir les données dans le logiciel de suivi.
-
Pompiers volontaires :

- Assurer le suivi des d... (la suite sur le site de l'employeur).