Assistant de direction F/H
Référence : 2024-1716722
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Collège de France
- Localisation : Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission
Placé.e sous l’autorité directe du Directeur général des services, l’assistant.e est chargé.e du secrétariat de direction et de la gestion administrative des activités de la direction. Elle/il travaille en binôme avec une autre assistante placée également sous l’autorité directe du DGS.
Activités principales
Activités réalisées en binôme
Ces activités visent à assurer les fonctions polyvalentes de gestion administrative de l’ensemble des activités de la direction générale, qui découvrent les dimensions suivantes :
- Participer à la gestion administrative et financière de la direction
- Assurer la gestion courante des affaires générales : traçabilité et diffusion du courrier ; suivi du circuit des parapheurs et des signatures
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gérer l’agenda et contrôler les échéances
- Saisir, mettre en forme, reproduire et diffuser les documents : notes, courriers, compte-rendu, etc.
- Organiser les déplacements des missionnaires rattachés à la direction générale
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité de la direction générale
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
- Assurer la bonne communication et circulation des informations en interne et en externe dont le Directeur général des services est destinataire
- Préparer les dossiers de travail du Directeur général des services
- Organiser des réunions et des manifestations (réunions de pilotage, réunions avec les personnalités extérieures, colloques, etc.) et participer à l’organisation des évènements
- Classer et archiver la documentation de la direction générale des services
- Mettre en place et gérer la boutique éphémère d’objets institutionnels
Activités propres
Ces activités, qui complètent et enrichissent le portefeuille de l’assistant.e , recouvrent les dimensions suivantes :
- Assurer le suivi budgétaire et financier des affaires générales (budget « direction générale des services) : élaboration du budget et suivi d’exécution ; recherche de devis, engagement juridique, constatation du service fait, saisie et transmission des éléments dans l’outil financier
- Assurer le suivi budgétaire et financier d’opérations spécifiques (du type Journées européennes du patrimoine, expositions, produits dérivés, etc.) et en faire le bilan annuel
- Assurer le suivi budgétaire et financier de la Commission des publications (subventions aux publications)
- Assurer l’organisation et le suivi des missions des agents du service
- Être l’interlocuteur de l’association des Chadocs (doctorants et post-doctorants) et suivre la convention et la subvention allouée
Profil recherché
Compétences requises
- Gestion administrative et financière
- Connaissance des méthodes de classement
- Gestion de la confidentialité des informations et des données
- Très bonne expression écrite et orale
- Très bonne maîtrise des outils informatiques/bureautiques
- Maîtrise d’un logiciel de gestion budgétaire et financière (au Collège de France, le SI financier utilisé est Elap Finance)
Qualités requises
- Respect de la confidentialité
- Sens de la diplomatie
- Discrétion
- Autonomie
- Réactivité
- Esprit d’équipe, adaptabilité
- Motivation, implication personnelle
- Efficacité, rigueur, capacités d’organisation
- Disponibilité
Notre établissement, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
- Spécialisation Spécialités plurivalentes de la communication, Secrétariat, bureautique
Langues
- Anglais Intermédiaire ou de survie
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Une institution unique
Institution singulière en France, sans équivalent à l’étranger, le Collège de France occupe une situation à part dans la recherche fondamentale et l’enseignement supérieur français. Le Collège de France a pour mission de contribuer au développement et au progrès de la science et de la culture, de promouvoir la recherche et d’en diffuser les résultats par des enseignements, des missions et des publications. Les enseignements sont délivrés sans condition d’accès et sans finalité de grade ou de diplôme. Ils sont organisés dans des conditions fixées par l’assemblée du Collège de France.
Depuis sa fondation, en 1530 par François Ier, jusqu’à nos jours, deux dispositions essentielles ont maintenu et développé sans discontinuité la valeur créatrice de cette communauté savante :
- Lors de départs à la retraite de professeurs, le renouvellement des chaires se fait en fonction des derniers développements de la science, l’intitulé de la chaire créée définissant la nouvelle thématique de recherche.
- Le libre choix par leurs pairs, réunis en assemblée du Collège de France, des nouveaux professeurs appelés à occuper ces chaires suivant la seule considération de leurs travaux antérieurs, et non de leurs titres.
Par la souplesse et le dynamisme de ce processus, le Collège de France peut s’adapter en permanence à l’évolution des sciences et rester ainsi un pôle d’animation de la communauté scientifique. Le Collège de France ne cesse de vérifier cette phrase d’un de ses professeurs, Maurice Merleau-Ponty : « Ce que le Collège de France, depuis sa fondation, est chargé de donner à ses auditeurs, ce ne sont pas des vérités acquises, c’est l’idée d’une recherche libre ».
Docet omnia
Le Collège de France est voué à la recherche fondamentale. Il a, en outre, l’obligation de diffuser les résultats de cette recherche dans le cadre d’un enseignement particulier. Les professeurs sont tenus d’enseigner « le savoir en train de se faire ».
La liberté de la recherche et des enseignements
Les chaires du Collège de France intéressent les domaines les plus variés : mathématiques, physique, chimie, biologie, histoire, archéologie, linguistique, orientalisme, philosophie, sciences sociales…
Elles ne sont pas permanentes : le principe de mutabilité des chaires évite la rigidité des grilles de disciplines. À l’initiative de l’assemblée du Collège de France, le titre d’une chaire devenue vacante peut être maintenu ou le plus souvent transformé : un mathématicien peut succéder à un historien ou un linguiste à un économiste. Aucun grade universitaire n’est requis pour celui qui se présente aux suffrages, seules comptent l’importance et l’originalité de ses travaux. Ainsi, le Collège jouit non seulement d’une liberté considérable dans ses activités d’enseignement et de recherche mais s’adapte aussi aux progrès réalisés dans tous les domaines de la connaissance.
Enseigner librement la recherche en train de se faire à tous les publics intéressés, faciliter la diffusion des connaissances, favoriser l’émergence de disciplines nouvelles et l’approche multidisciplinaire de la recherche de haut niveau, contribuer à l’image internationale de notre pays dans les domaines de la recherche et de la culture, telles sont, depuis des siècles, les missions du Collège de France. Dans un monde en perpétuel changement, confronté au développement des connaissances sans précédent, au foisonnement des informations, aux nouvelles techniques de communication et aux adaptations sociales et professionnelles indispensables, ces missions sont plus que jamais d’actualité.
Descriptif du service
La Direction générale des services a pour mission la direction des affaires institutionnelles et générales, ainsi que l’animation et la coordination de l’ensemble des directions et services de l’établissement (8 directions, 3 pôles, 1 service) qui recouvrent les domaines suivants : ressources humaines ; affaires budgétaires et financières ; systèmes d’information ; affaires culturelles et éditions ; bibliothèques, archives et collections ; enseignements, relations internationales et partenariats ; services généraux, accueil et événements ; contractualisation et valorisation de la recherche ; patrimoine immobilier ; hygiène et sécurité ; affaires juridiques.
À propos de l'offre
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Modalités de candidature
Le dossier de candidature, constitué des documents suivants :- Une lettre de motivation
- Un curriculum vitae précisant l’employeur et la situation statutaire
- Une copie du dernier arrêté de promotion (le cas échéant)
Doit être adressé dans un délai de 4 semaines suivant la publication à la Direction des Ressources Humaines à l’adresse suivante :
job-ref-7whbi3zyop@emploi.beetween.com
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Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels,
Catégorie B - Technicien
Mutation,détachement
Contractuel CDD 1an renouvelable -
Vacant à partir du 01/11/2024
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Assistante / Assistant de direction