Assistant de Direction du centre "Nelson Mandela" (h/f) - Villepinte
Référence : O093250102000086
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Villepinte
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Rémunération statutaire, prime annuelle et régime indemnitaire afférent à cette catégorie € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Une Assistante de Direction pour le centre « Nelson Mandela » (F/H)
Le centre « Nelson Mandela » est une structure de proximité à vocation sociale globale. Cette structure permettra d'offrir un accueil, une animation et des activités et services à finalité sociale. Cette structure est aussi un équipement qui accueille les accueils jeunesses (CLO et PAQ), une crèche familiale, des permanences juridiques, des espaces d'activités et de réunions.
Rattachée à la La Direction de la Vie associative, de la location de salles, des Espaces V et de la coopération internationale, le centre est composé d'un Directeur, d'une assistante de direction, d'un agent d'accueil et de deux gardiens.
Sous l'autorité du Directeur du Centre, vous aurez pour mission d'assurer la fonction administrative et budgétaire du centre, de participer au développement des liens partenariaux de proximité avec le Directeur, de développer et coordonner une offre globale d'information et d'orientation et de contribuer au projet social.
Filière Administrative- Cat B - Cadre d'emplois des Rédacteurs / Cat C - Adjoints administratifs
Temps plein
Rémunération statutaire, IFSE et primes annuelles
Télétravail possible
Congés : 25 CA et 23 RTT
Participation employeur Mutuelle/Prévoyance
Comité d'½uvres sociales
LES MISSIONS
Mission 1 : Assurer la gestion administrative et financière de la structure
*Planification des salles avec le suivi des procédures de la Direction de la Vie Associative.
*Développer les outils de gestion administrative.
*Assurer le suivi du recensement du public utilisateur
*Suivre le budget de la structure selon les orientations décidées par la Direction.
Mission 2 : Mise en ½uvre du projet d'accueil en veillant à l'implication des publics à la Vie du Centre Nelson Mandela
*Coordonner l'offre globale d'information et d'orientation
*Accompagner le public dans leurs recherches
*Participer activement à la construction de liens avec les usagers
Mission 3 : Développer le partenariat local
*Accompagner le Directeur dans le développement des actions afin d'inciter au développement des projets transversaux entre habitants, associations et partenaires extérieurs
Mission 4 : Contribuer à l'élaboration et au développement de la structure
*Construire un projet social qui s'appuiera sur les orientations de la Direction et des élus.
*Réaliser le bilan d'activité du centre Nelson Mandela.
*Organiser la gestion du travail de l'agent d'accueil et des gardiens
CONTEXTE ET CONDITIONS DE TRAVAIL
*Travail en soirées, horaires parfois décalées et WE
*Bureau, téléphone portable
Profil recherché
COMPETENCES ATTENDUES
Les savoirs
*Connaissances des collectivités territoriales et de la fonction publique
*Connaissances des techniques de secrétariat
*Connaissance des procédures administratives, juridique en direction des associations.
*Connaissance des outils bureautiques ( Word, Excel, Powerpoint...)
Les « savoir-faire »
* Assurer l'ensemble des fonctions traditionnelles de secrétariat et de soutien au Directeur :
?Réceptionner les appels téléphoniques et prioriser,
?Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur
?Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers,
?Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au Directeur que les informations essentielles.
?Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
?Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
?Gérer et actualiser la documentation réglementaire.
?Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
?Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).
* Assurer les gestion administrative et budgétaire du Centre :
?Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus...).
?Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
?Réaliser un suivi administratif du personnel ( 1 agent d'accueil et 2 gardiens).
?Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
?Traiter les demandes et mettre en place des tableaux de bords
?Réaliser des conventions, contrats et arrêtés
Les « savoirs-être »
*Amabilité et disponibilité
*Sens de l'écoute et du dialogue
*Sens de l'organisation, esprit d'initiative et adaptabilité
* Sens de l'organisation et de la priorisation.
* Capacité de travailler en équipe
*Discrétion et confidentialité
*Sens de l'organisation
* Rigueur, autonomie et discrétion,
Qui sommes-nous ?
Située dans le département de la Seine Saint Denis, la Ville de Villepinte, forte de ses 38 200 habitants, s'inscrit dans la dynamique de développement de la Métropole du Grand Paris, au sein de l'Etablissement Public Territorial Paris Terre d'Envol. Située au croisement des trois départements, Seine-Saint-Denis, Seine et Marne et Val d'Oise, notre collectivité est en pleine expansion économique autour de la zone Aérolians, du Parc International des Expositions de Villepinte et de l'aéroport international Roissy-Charles-de-Gaulle.
À propos de l'offre
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Envoyer candidature complète (CV et lettre de motivation) à
Madame le Maire :
par courrier : Mairie, place de l'Hôtel de Ville
93420 VILLEPINTE
ou par courriel : courrier@ville-villepinte.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 02/02/2025
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Assistante / Assistant de direction
