Assistant de direction Collège des écoles doctorales F/H
Référence : 2025-1903971
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Bordeaux
Université de Bordeaux - Localisation : Talence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 2000 à 2229 brut mensuel € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Dans ce contexte, nous recrutons un∙e assistant∙e de direction, dont les activités se déclinent sur plusieurs axes :
#Gestion administrative en appui à l’équipe de direction du collège
Gérer les plannings et agendas de l’équipe de direction (directeur, DAF)
Gérer le courrier, les messageries et les réservations de salles de réunion
Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs (internes et externes) et répondre aux demandes d’informations
Assurer l’accueil des nouveaux agents et coordination de leur arrivée
Assurer la coordination du lien entre les directions des écoles doctorales et la direction
Être en soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité et des manifestations (rentrée solennelle, cérémonie des docteurs, prix de thèse)
Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
Suivre le circuit de signature des documents et leur archivage
Mettre à jour et le suivre des tableaux de bord nécessaires à l’équipe de direction
Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques
Mettre en forme des documents
#Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège
Organiser les bureaux et différents conseils : convocations, ordres du jour, documents et supports
Rédiger les procès-verbaux/comptes-rendus des instances et mettre en forme les délibérations
Organiser les élections en lien avec la direction des affaires juridiques
Veiller à la mise à jour des statuts du collège et des écoles doctorales
#Gestion financière du budget de fonctionnement du collège
Procéder aux opérations d’engagement juridique, à l’établissement des services faits jusqu’à leur mandatement
Établir les devis et effectuer le suivi de facturation
Assurer le suivi du budget et appuyer la direction pour la construction du BR et du BI
Appliquer la réglementation et les procédures internes de l’établissement en matière de gestion financière et de commande publique
Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables
Profil recherché
Vos atouts / vos talents :
Titulaire d’un diplôme niveau BAC minimum, vous êtes formé∙e dans le domaine de la gestion administrative (ou finance).
Idéalement, vous avez une première expérience dans une fonction similaire.
Pour occuper ce poste :
Vous détenez des qualités relationnelles et rédactionnelles
Vous faites preuve de rigueur, savez anticiper, alerter et travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs
Vous maîtrisez l’anglais (écrit, lu, parlé)
Vous connaissez le fonctionnement d’un établissement public, en particulier universitaire et la réglementation qui s’y applique.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Anglais Autonome
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.
Descriptif du service
Structure à l’interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l’université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l’établissement.
La Graduate Research School propose un guichet unique du doctorat et une offre de service de qualité pour les doctorantes et les doctorants et leurs directions de thèse. Elle regroupe les huit écoles doctorales de l’université aux effectifs et champs disciplinaires différents, soit un collectif d’environ 2000 doctorantes et doctorants dont 500 soutiennent leur thèse chaque année.
Le collège a pour missions, entre autres : l'organisation de la formation doctorale, la visibilité et l’identité du doctorat de l’université de Bordeaux, la formation doctorale transverse, l'accompagnement sur la poursuite de carrière, l’internationalisation, l'animation, etc.
À propos de l'offre
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Plus d’informations :
En rejoignant le Collège des écoles doctorales de l’Université de Bordeaux, vous serez placé∙e sous l’autorité hiérarchique du/de la directeur/trice administratif/ve et financier/ère.
Basé à Talence - accès tram Peixotto (arrêt de tram ligne B) bus, vélo, parking du personnel.
CDD de 12 mois à compter du 1er juin 2025
Salaire mensuel brut : 2000 € à 2229 € selon expérience
Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année
Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Restauration subventionnée
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d’accueil et formations
Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !
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Vacant à partir du 01/06/2025
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Assistante / Assistant de direction
