Assistant de DGA 964-24 H/F - Conseil Régional d'Ile de France
Référence : O093240927000431
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils régionaux
- Localisation : Saint-Ouen-sur-Seine
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Appuyer la DGA dans l'organisation de son activité au quotidien (tenue de l'agenda, préparation des dossiers, organisation des déplacements, etc...).
MISSION 1 : Appuyer la DGA dans l'organisation son activité quotidienne
1.1
Tenue de l'agenda, prises de rendez-vous, orientation téléphonique des partenaires extérieurs dans les services du PFPA
1.2
Préparation et mise à jour des dossiers pour chaque rendez-vous, suivi des demandes
1.3
Organisation des réunions impliquant la DGA (réservation de salles, etc.) et préparation de ses déplacements (réservation de véhicules, etc.)
MISSION 2 : Assurer la gestion documentaire de la DGA du PFPA
2.1
Classer, dispatcher et gérer les courriers arrivées /départs (courriers papier et Elise); organisation des chemins de validation. Trier, classer et archiver les dossiers et documents Classement et archivage des documents papiers et numériques.
2.2
Saisie de courriers, notes, comptes-rendus de réunions.
2.3
Classement et archivage des dossiers de la DGA Mise à jour de la base de contacts de la DGA
MISSION 3 : Rassembler les documents nécessaires à la préparation des Commissions (thématiques, permanentes, etc.) et du Conseil régional
3.1
Constituer le dossier de la DGA pour chaque commission thématique / permanente (rapports, notes de présentation).
3.2
Envoyer à la DGS les réponses aux notes des pôles fonctionnels
3.3
Suivre les réponses aux amendements
MISSION 4 : Assistante du Directeur, adjoint à la DGA
1.1
Tenue de l'agenda, organisation de réunions
1.2
Suivi des demandes faites aux directions du pôles
1.3
MISSION 5 : Travail en réseau avec d'autres interlocuteurs du PFPA et au-delà
2.1
Appuyer les directions du Pôle dans l'organisation des rendez-vous, centraliser les demandes et les retours faits au PFPA
2.2
Coordination au quotidien avec les autres assistantes de direction du PFPA, les assistantes des VP et des conseillers du Cabinet
Profil recherché
Connaissance :
- Gestion d'un secrétariat de direction
- Fonctionnement de l'Institution régionale
- Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale
Savoir-faire :
- Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Connaissance ou appétence pour l'apprentissage de l'utilisation des applications GTA, ELISE, GESCAR
- Capacité à travailler dans la transversalité
- Compétences rédactionnelles
Qui sommes-nous ?
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 26/11/2024
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Assistante / Assistant de direction
