Assistant archiviste chargé de fonds sériels et RH (H/F)
Référence : 2025-1809168
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction des Finances, des Achats et des Services
Ministères sociaux Direction des finances, des achats et des services (DFAS) Service des patrimoines (SPAT) Bureau des archives (ARCH) - Localisation : 14 avenue Duquesne – PARIS 7ème ; Tour Olivier de Serres : 78-84 rue de Olivier de Serres – PARIS 15
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Activités principales :
Sous l'autorité de la responsable de l'équipe de gestion de la classothèque et en liaison étroite avec l'adjointe au chef de bureau chargée des relations avec les services, le (la) gestionnaire des dossiers RH assure :
Dans le cadre de la gestion des archives courantes et intermédiaires :
- la communication des dossiers individuels aux gestionnaires de la DRH et leur retour : levée des demandes dans le système d'information, livraisons aux gestionnaires de la DRH sur le site de la tour Olivier de Serres (TODS), collecte des retours et rangement des dossiers retournés en classothèque ;
- la gestion des espaces de conservation : magasinage, refoulement, application des règles de sécurité ;
- la tenue des dossiers de la classothèque RH : classement de pièces nouvelles, tri, contrôles ;
- le versement en archives intermédiaires des dossiers de carrière clos.
Dans le cadre des chantiers de réévaluation des fonds d'archives intermédiaires sériels et de leur versement aux Archives nationales :
- une contribution aux chantiers d'évaluation des dossiers individuels ;
- la réalisation des versements : tri, échantillonnage, classement, mise en boîte et rédaction des inventaires en format SOSIE.
Activités annexes :
- Préparation matérielle des dossiers de classothèque à transférer vers la nouvelle administration ;
- Gestion de la traçabilité des flux d'archives et fiabilisation des données du SIA (logiciel Ligéo) ;
- Participation au futur chantier de numérisation des dossiers de carrière : fiabilisation des lots de dossiers à numériser, contrôle des opérations de numérisation par le prestataire.
Partenaires institutionnels :
Direction des ressources humaines : services en charge de la gestion des carrières, de la paye et des pensions.
Archives nationales.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
- Principes de l'archivistique (cadre légal, communicabilité, déontologie) : A
- Procédures et outils de gestion des archives (records management, communication) : M
- Principes de la description archivistique et standard d'encodage (SOSIE) : M
- Outils bureautiques (suite Office, outil SIRH) : M
- Connaissances liées aux dossiers de ressources humaines : A
- Règles d'hygiène et de sécurité : A
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
- Rigueur et sens et de l'organisation****
- Autonomie***
- Sens des relations humaines***
- Discrétion professionnelle***
Savoir-faire :
Travail en équipe : M
- Gestion du temps, des flux et des stocks : M
- Gestion et tenue des dossiers de personnel : M
- Traitement et classement des fonds d'archives : M
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- marie-elodie.benoit@sg.social.gouv.fr
- camille.caudal@sg.social.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La Direction des finances, des achats et des services porte la responsabilité ministérielle des finances, des achats et des patrimoines immobilier et immatériel. Elle fournit l'expertise et apporte les solutions avec professionnalisme et réactivité aux directions et aux agents des ministères sociaux.
Le service des patrimoines est composé de huit bureaux dont les principales missions sont :
- Élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la programmation et la gestion budgétaire ;
- Piloter la politique immobilière des ministères sociaux, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance des sites ;
- Gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité ;
- Concevoir et élaborer la politique documentaire des ministères sociaux et d'organiser la politique d'archivage.
Descriptif du service
Le bureau des archives (ARCH) est chargé de concevoir, mettre en oeuvre et contrôler l’application de la politique d’archivage de l'administration centrale, des établissements publics, agences, comités et associations sous tutelle, en application du code du Patrimoine livre II.
Missions de la section classothèque :
Au sein du bureau des archives, l'équipe classothèque a la charge de la gestion matérielle des dossiers d'agents. Elle assure la prise en charge des dossiers individuels, leur intégration dans la base de gestion, ainsi que les demandes de communication de dossier depuis le prélèvement en classothèque jusqu'à la livraison à la DRH. Elle effectue les intégrations de pièces, contrôle régulièrement la fiabilité des dossiers (audit de la présence des pièces constitutives) et réalise les opérations d’archivage.
Effectif du bureau (répartition par catégorie) : 1 conservateur du patrimoine (Chef du bureau) et 2 adjoints (A) + 1 agent Culture (A) Equipe « archives » : 2 catégories A, 4 catégories B, 1 catégorie C Equipe « classothèque » : 1 responsable (B), 4 agents (B ou C)
À propos de l'offre
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Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :
- Connaissance des gestes et postures de manipulation de charges et de l'utilisation de matériel de manutention léger.
Autres formations utiles au poste :
- Formation au système d'information des archives bureautiques (SIA) Ligéo ;
- Formation à l'environnement administratif appliqué à la gestion des ressources humaines.Mail à qui adresser les candidatures :
marie-elodie.benoit@sg.social.gouv.fr
dfas-brhag-recrutement@sg.social.gouv.fr
Contact 1 :
Nom Prénom : BENOIT Marie-Elodie
Fonction : Adjointe à la cheffe du bureau des archives
Mail/téléphone : marie-elodie.benoit@sg.social.gouv.fr / 0630447560
Contact 2 :
Nom Prénom :CAUDAL Camille
Fonction : Responsable de la classothèque RH
Mail/téléphone : camille.caudal@sg.social.gouv.fr / 0764789181 -
Ports de charges, manipulations répétées de dossiers.
Travail en partie en sous-sol (local d'archives).Certificat médical d'aptitude aux fonctions obligatoire mentionnant l'absence de contre-indication relatives au port de charges et travail dans des locaux d'archives.
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Vacant à partir du 01/02/2025
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Magasinière / Magasinier d'archives ou de bibliothèque
