Assistant Administratif F/H
Référence : 2024-1747976
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Bretagne Occidentale
L'Université de Bretagne Occidentale - Localisation : 3 Rue des Archives 29238 Brest
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 22 075,68 € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Votre mission principale ?
Vous serez en charge de la gestion administrative courante des activités du Pôle Administratif et participerez à l’accueil téléphonique de la Direction du Patrimoine.
Vos activités ?
- Vous accompagnez administrativement les projets de leur conception à leur clôture définitive et faciliter leur réalisation : réponses à des appels à projets (AAP), rapports de suivi des projets, etc.)
- Vous réalisez la saisie et la mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (principalement financière).
- Vous formalisez les commandes sur l’outil interne de comptabilité (SIFAC), traitez et enregistrez les factures dans le respect du délai global de paiement.
- Vous réceptionnez et apportez une réponse aux « Demandes d’Utilisation de Locaux ».
- Vous gérez le suivi des conventions (mise à disposition des surfaces ou location) et des contrats en lien avec les responsables des différents pôles de la Direction.
- Vous garantissez le suivi de dossiers spécifiques pour lesquels vous êtes un interlocuteur privilégié en interne comme en externe.
- Vous effectuez le suivi des commandes et la facturation des fournitures de gaz spéciaux des laboratoires de l’université.
- Vous veillezz au suivi des contrôles techniques de la flotte automobile de la Direction.
- Vous participez à la tenue de l’accueil téléphonique de la Direction.
- Vous réalisez l’ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriers, rapports), mise en forme, classement et archivage.
Profil recherché
Vous êtes issu(e) d’une formation Bac en gestion administrative et avez acquis une expérience réussie dans le domaine du secrétariat ou de la comptabilité.
Vous êtes à l’aise avec les outils de bureautique et maitrisez parfaitement Excel.
Vous disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l’utilisation de logiciels (la connaissance du logiciel de comptabilité SIFAC n’est pas un prérequis exigé, une formation en interne est prévue dès l’intégration).
Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités sous des délais contraints.
Doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens de l’accueil et aimez travaillez en équipe tout en faisant preuve d’autonomie.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Comptabilité, gestion, Secrétariat, bureautique
Compétences attendues
Vous êtes issu(e) d'une formation Bac en gestion administrative et avez acquis une expérience réussie dans le domaine du secrétariat ou de la comptabilité.
Vous êtes à l'aise avec les outils de bureautique et maitrisez parfaitement Excel.
Vous disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l'utilisation de logiciels (la connaissance du logiciel de comptabilité SIFAC n'est pas un prérequis exigé, une formation en interne est prévue dès l'intégration).
Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités sous des délais contraints.
Doté(e) d'un excellent relationnel, vous avez le sens de l'accueil et aimez travaillez en équipe tout en faisant preuve d'autonomie.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.
Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l’intégrité, l’inclusion et la solidarité.
Forte des 23 00 étudiants, 1 300 enseignants-chercheurs et chercheurs et 900 personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l’UBO réussit le pari d’être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international. Elle figure en bonne place de deux classements internationaux qui font référence pour les universités dans le monde : le classement thématique de Shanghai, où elle est classée dans 8 disciplines et se démarque particulièrement en océanographie avec la 5e place mondiale, et le Times Higher Education (THE), où elle se positionne dans la première moitié du classement dans 8 catégories, parmi les 1900 universités classées.
L’UBO concentre une large partie de son activité sur le site brestois, mais elle est aussi présente au nord (Morlaix) comme au sud (Quimper) du Finistère et s’étend à l’ensemble de la Bretagne avec les sites de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation à Rennes, Vannes.
Descriptif du service
L’Université de Bretagne Occidentale (UBO) est gestionnaire d’un parc d’une superficie de plus de 260 000m2 répartis sur l’ensemble du territoire breton. La Direction du Patrimoine gère et adapte de façon optimale le patrimoine universitaire pour donner à tous, étudiants, enseignants, chercheurs, personnels techniques et administratifs, les meilleures conditions de travail nécessaires à l'accomplissement de leurs missions, dans le respect des réglementations.
Constituée d’une équipe de 73 agents répartis au travers de 8 pôles fonctionnels, la Direction du Patrimoine intervient sur l’ensemble du patrimoine immobilier bâti et non bâti de l’UBO.
Rattachéà la Responsable Administrative et Financière (RAF), l’agent intégrera le Pôle Administratif constitué de 4 autres personnels.
À propos de l'offre
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INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Type de recrutement : par voie contractuelle
Type de contrat : CDD
Nombre de postes à pourvoir : 1
Durée de contrat : 13 mois
Durée hebdomadaire temps de travail : 35h00
Date de début de contrat : 06/01/2025
Date de fin de contrat : 31/12/2025
Adresse de travail : 3 rue Matthieu Gallou – 29200 BREST
Intitulé Emploi-type UBO : Adjoint(e) en gestion administrative
Catégorie : C
Rémunération brute mensuelle : 1 839.64 €
Mode d’étude des candidatures : au fil de l’eau par le Service Demandeur
Procédure de recrutement : sélection des candidatures sur dossier, entretien présentiel
Toutes les candidatures seront étudiées avec intérêt. -
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
• Intégrez une université innovante, internationale, qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe et dispose d'un campus numérique remarquable.
• Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté, neutralité et respect.
• Rejoignez un établissement handi-accueillant, attaché à la mixité, à la diversité et engagé dans la promotion de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
• Passez à l'Ouest et bénéficiez d'un cadre de vie exceptionnel : pour en savoir plus sur Brest, classée 9e ville de France où il fait bon vivre, rendez-vous sur www.brest-life.fr
Nos atouts :
• Formation, accompagnement dans votre parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique
• Signataire de la charte de la parentalité
• Possibilité de travailler en 4,5 jours
• Possibilité de télétravailler à compter de 6 mois d'ancienneté (selon conditions)
• 45 jours de congés annuels
• Accès au restaurant universitaire
• Prestations interministérielles d'action sociale : chèque CESU garde d'enfants, chèques vacances, aide au transport, aide pour la mutuelle santé
• Vie sociale : orchestre universitaire renommé, bricothèque, jardin partagé, ateliers de conversation, couture, théâtre, cercle des lecteurs
• Loisirs et Culture : + 200 activités sportives au choix, expositions UBO, carte Cezam…
Pour mieux nous connaître :
Découvrez notre vidéo de présentation de l'UBO : -
Vacant à partir du 06/01/2025
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Assistante / Assistant achats marchés
