Assistant administratif en service départemental H/F
Référence : 2024-1790846
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Office Français de la Biodiversité (OFB)
- Localisation : SD 83 - Draguignan (83)
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Travail à mi-temps pour le service départemental du Var (16 agents) et à mi-temps pour le service départemental des Alpes-Maritimes (15 agents) avec la répartition suivante : 3 jours au siège du SD83 (Draguignan 83300) et 2 jours au siège du SD06 (Le Broc – 06510).
Assurer le secrétariat administratif des services départementaux du Var et des Alpes-Maritimes sous l’autorité hiérarchique du Chef de service départemental du Var, et sous l’autorité fonctionnelle du Chef de service départemental des Alpes-Maritimes en étroite collaboration avec le Service régional administratif (6 agents).
Activités principales
Assurer les secrétariats des deux services départementaux :
● Être la personne ressource pour les différents dossiers et les échanges avec le service administratif régional,
● Demande de devis, suivi des commandes, relance des prestataires, réception et réalisation du service fait,
● Assurer le suivi du matériel (inventaire),
● Accueil téléphonique : gestion des appels avec suivi sur un outil dédié et partagé,
● Assurer un suivi des réunions (interne et externe) via les outils dédiés,
● Assurer un suivi des plannings des agents et des outils de programmation,
● Suivi des sites d'implantation du service :
Contrat prestataires (nettoyage, sécurité incendie)
Aménagement, entretien, réparation des locaux
● Suivi du parc automobile du service :
Suivi CT
Gestion des RV auprès des garages partenaires
● Missions de secrétariat à la demande de la hiérarchie :
Archivage / Classement
Envoi et réception de courriers
Mise en forme de documents de travail
Participer à la vie de service :
● Organiser la logistique des différentes réunions ou événements,
● Participation aux réunions d'encadrement, de service ou d’unité,
● Être force de proposition pour améliorer les façons de faire,
● Réaliser les compte-rendu et les diffuser.
Assurer le suivi de dossier départementaux :
● Suivi des formations,
● Assurer l’organisation logistique de formation en local.
En fonction de l’appétence de la personne recrutée vis-à-vis des thématiques portées par le service, possibilité de participer à des opérations de terrain de suivi de la faune terrestre et/ou aquatique.
Profil recherché
Diplôme de niveau V (CAP, BEP)
Expériences en secrétariat administratif
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Formation en secrétariat souhaitée
- Très bonne maîtrise des outils informatiques/bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, et outils collaboratifs (Drive, fichiers partagés, outils en ligne, etc.)
- Très bonnes qualités rédactionnelles, de présentation orale et écrite et de synthèse
Savoir-faire opérationnel :
- Assurer le suivi de dossiers
- Utiliser les outils et applications de l'Établissement
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en équipe
- Savoir se rendre disponible
Savoir-être professionnel :
- Qualités rédactionnelles
- Rigueur, sens aigu de l’organisation
- Bon contact humain, patience et tolérance, bonne capacité de travail en équipe
- Respect de l’obligation de réserve et du secret professionnel.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
- la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
- la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
- l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
- la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
- l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société
À propos de l'offre
-
Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du chef de service départemental
Conditions d'emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par :
- un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable);
- en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle).
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
-
- Permis B
- Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil
-
Vacant à partir du 01/04/2025
-
Secrétaire
