Assistant administratif - Chargée d'accueil (h/f) - BOIS GUILLAUME
Référence : O076250121000243
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Bois-Guillaume
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Grille indiciaire + Régime indemnitaire + CNAS + 13ème mois € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
La Ville de Bois-Guillaume (76230 - 15 000 hab.) recherche un (e) assistant (e) administratif (ve) et chargée d'accueil pour le service population de la Ville.
MISSIONS PRINCIPALES :
- Accueil des usagers physique, téléphonique, par mail, et via progiciels ou plates-formes en ligne
- Saisie, instruction des demandes des usagers ou déclarations gérées par le service
- Participation aux différentes missions du service population en cas d'absence ou congés d'agents
- Accueil poly compétent (pas de spécialisation) : affectation principale à l'accueil du service Population. Affectations secondaires dans les autres lieux d'accueil de la Ville et du CCAS, en fonction des besoins de ces services.
- Reporting au N+1
MISSIONS DÉTAILLÉES :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Traitement des demandes de cartes d'identité nationales (CNI/Passeports (via la station biométrique),
- Traitement des demandes, transmissions et délivrance d'actes, extraits d'état-civil et avis de mention (notamment via Comedec)
- Traitement des demandes d'attestation d'accueil, recensement citoyens, livrets de famille, médailles du travail, législation de signature et certification conforme (demandes pour l'étranger) sous le contrôle et la signature d'un officier d'état civil, autres formalités administratives diverses
- Enregistrement des demandes d'inscription sur les listes électorales - participation à la révision de la liste électorale et à la préparation des scrutins
- Traitement et suivi des différentes demandes des usagers par courriel et/ou courrier
- Participation à la gestion des différentes opérations électorales : matérielle, scrutins, tenu de bureaux
- Classement et archivage de dossier du service
Profil recherché
Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement et des missions des collectivités
- Gestion des listes électorales
- Droits et obligations des agents publics
- Droits et obligations des usagers
Savoirs-être :
- Patience, calme, maîtrise de soi (aptitude à canaliser son stress et diplomatie)
- Rigueur et autonomie,
- Sens du contact, amabilité et qualité d'accueil,
- Discrétion, confidentialité et neutralité,
- Esprit d'équipe,
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières : pics d'activités liées à la clôture des listes électorales, à la préparation des scrutins électoraux et travail le samedi matin (intégrés dans le cycle de travail)
Savoir-faire :
- Tenue de registre
- Technique rédactionnelles administratives
- Maitrise des techniques : écoute active, reformulation, gestion de conflit
- Utilisation de logiciels et de progiciels
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
- Techniques de régulation des appels
- Techniques de communication téléphonique
- Adaptation aux différentes caractéristiques des publics
- Respect du Règlement intérieur
- Techniques et outils de communication
- Techniques de capitalisation et de classement de documents
- Techniques de recherche d'information
Qui sommes-nous ?
Bois-Guillaume (76) : 15 000 habitants, 220 agents (Ville + CCAS), budget 20 M¤
* Située au nord de la Métropole Rouen Normandie, à proximité immédiate de Rouen, Bois-Guillaume offre à ses habitants une qualité de vie paisible et un dynamisme certain : la commune compte parmi les plus attractives de la Métropole. 10 000 salariés viennent travailler à Bois-Guillaume, notamment au sein de deux parcs d'activités, une antenne du CHU, 2 cliniques, 4 EHPAD, le siège de la Croix-Rouge, le centre hospitalier des Herbiers, l'établissement français du sang, 4 crèches municipales, 8 écoles, un collège, un lycée privé, des complexes sportifs variés, des salles d'expositions et de spectacles, une école de musique intercommunale...
* Avec ses 15 km de sentes, ses 10 km de pistes cyclables, ses parcs et forêts, Bois-Guillaume apparaît comme un véritable écrin entre ville et campagne.
* Les habitants ont élu en 2020 une nouvelle équipe municipale sur la base d'un programme s'articulant autour de quatre axes : la transition écologique, la citoyenneté, le vivre ensemble et l'aménagement durable du territoire.
* La ville reconnaît l'urgence face au changement climatique. Partant du principe que les collectivités ont un rôle essentiel pour l'atteinte des objectifs climatiques à l'échelle nationale, elle s'engage activement dans la démarche CLIMAT - AIR - ENERGIE pour s'aligner avec les objectifs nationaux et métropolitains pour le climat.
* Ainsi, la Ville a créé une association pour d
À propos de l'offre
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Renseignements auprès de Madame Sandrine AVISSE, Responsable du Service Population, 02 35 12 24 70
Lettre de motivation et curriculum vitae à adresser à Monsieur le Maire,
Hôtel de Ville
31 place de la Libération
76230 BOIS-GUILLAUME
ou via la boite mail : rh@ville-bois-guillaume.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 08/03/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
