Assistant / Assistante pôle enregistrement H/F
Référence : 2025-1876684
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Sous-direction des sites historiques et des transports (SDSHT)
Direction des services administratifs et financiers Sous-direction des sites historiques et des transports Service de la correspondance du Premier ministre - Localisation : 32 rue de Babylone - 75007 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le Pôle enregistrement-expédition est chargé de la réception du courrier, de son enregistrement dans le logiciel métier dédié, de son aiguillage et de son attribution aux pôles de rédaction et enfin de l'expédition du courrier.
Sous la responsabilité de la Cheffe de pôle et de son adjointe, le-la titulaire est chargé(e) :
- Du tri, de la numérisation, de l'enregistrement et de la vérification des correspondances qu'il s'agisse de formulaires web ou de courriers postaux, afin de garantir un traitement efficace et une répartition appropriée vers les pôles concernés ;
- Mise sous pli du courrier au départ, en respectant les procédures et les délais établis pour assurer une gestion fluide du courrier sortant ;
- Il-elle peut assister la cheffe de pôle et son adjointe dans l'élaboration d'éléments statistiques du pôle;
- Il-elle participe à l'administration du logiciel de traitement de la correspondance du PM;
- Il-elle doit faire preuve de polyvalence, afin de contribuer à la réalisation des missions d'ordre matériel que le service doit assumer;
- Il-elle peut également contribuer à la réalisation de travaux collectifs pour répondre à des demandes spécifiques comme la procédure d'envoi de vœux adressés au Premier ministre;
- En l'absence du coursier, il-elle est en charge du transport des courriers reçus par le vaguemestre et des parapheurs entre le Service de la correspondance et le Cabinet;
Profil recherché
Connaissances :
Solides compétences en gestion administrative générale;
Maîtrise des outils bureautiques.
Intérêt pour l'actualité politique
Savoir-faire :
Maîtrise dans l’application de directives et de procédures ;
Capacité à gérer des priorités.
Savoir-être :
Aptitude à travailler en équipe et en réseau en faisant preuve de flexibilité et de polyvalence
Sens de l'organisation, rigueur, et discrétion
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La sous-direction des sites historiques et des transports assure les missions suivantes :
- la gestion des ressources humaines de proximité des personnels affectés au cabinet et dans ses services, en lien avec la sous-direction des ressources humaines de la direction des services administratifs et financiers ;
- l’exploitation de sites immobiliers, majoritairement des hôtels particuliers classés ou inscrits, regroupant les agents des services du Premier ministre et des autorités administratives indépendantes ;
- la gestion de l'activité transport des services du Premier ministre et des services rattachés tant sur le plan humain que matériel ;
- le traitement de la correspondance adressée au Premier ministre et des ministres délégués ou des secrétaires d’Etat qui lui sont rattachés ;
- l’instruction des promotions dans l’ordre national de la Légion d’honneur et dans l’ordre national du Mérite, pour le Premier ministre et les secrétariats d’Etat qui lui sont rattachés ;
- l’organisation des déplacements du Premier ministre et des délégations qui l’accompagnent, en métropole, Outre-mer et à l’étranger, des missions de son cabinet, le suivi administratif et financier de son périmètre d’action ;
- le pilotage de l’intendance du cabinet et du traitement des questions protocolaires ;
- le contrôle de gestion et l’analyse de la performance ;
- l’intendance au profit du Premier ministre et de son cabinet.
Descriptif du service
Sous l’autorité du sous-directeur des sites historiques et des transports, le service de la correspondance est en charge de l’enregistrement, de la rédaction et de l’archivage de tous les courriers adressés au chef du Gouvernement et des ministres délégués ou des secrétaires d’Etat dont ils dépendent.
Il a donc pour mission de préparer des réponses à la signature du Premier ministre, des ministres délégués ou des secrétaires d’Etat et de leurs chefs de cabinet en lien étroit avec l’actualité politique, en s’appuyant aussi sur l’expertise des conseillers.
Lieu ressource des Cabinets, il doit être en mesure de conserver et de communiquer toutes les informations sur les correspondances et les réponses qui leur ont été apportées.
Il gère également les dossiers de demandes d’audience et d’invitation à l’attention du Premier ministre.
Il est responsable, pour le Cabinet du Premier ministre, des ministres délégués et des secrétariats d’Etat, du déploiement et de l’utilisation de l’application de gestion électronique du courrier.
Le service se compose de 4 pôles (Pôle enregistrement-expédition, Pôle citoyens, Pôle élus-entreprises-associations, Pôle Ministres délégués et Secrétariats d’Etat), placés sous l’autorité d’un chef de service.
À propos de l'offre
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L'entrée et le travail sur site font l'objet d'une procédure d'autorisation/accréditation par la gendarmerie. Elle est préalable à toute signature de contrat.
Port de charges légères
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Vacant à partir du 24/03/2025
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
