Assistant / Assistante de formation (H/F)
Référence : 2025-1909118
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Région académique de la Réunion
Groupement d'Intérêt Public – Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) - Localisation : 08, Rue Henri Cornu – Bâtiment Cosinus 97490 SAINTE-CLOTILDE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon statut d'origine € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Selon statut d'origine
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Véritable interface auprès des parties prenantes internes ou externes, l’assistant / l’assistante de formation s’assure de la bonne gestion administrative d’un dispositif ou d’un projet dont il ou elle a la charge pendant toute sa durée d’exécution. Il ou elle participe également à la mise en œuvre de la démarche qualité. Ses missions sont réparties selon 4 composantes principales :
1. La relation avec les parties prenantes :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs liés aux dispositifs ou projets dont il ou elle à la charge
- Faire le suivi des relations avec les organismes partenaires des dispositifs ou des projets selon les conventions associées
- Participer au besoin aux réunions d’information
2. Le suivi administratif :
- Participer à la réponse administrative des commanditaires et/ou clients
- Préparer les éléments administratifs / contractuels et vérifie la conformité des documents
- Renseigner le système d'information en parallèle des outils des prescripteurs et financeurs (bilans initiaux, intermédiaires, de fin de prestation)
- Effectuer le suivi de l'assiduité des bénéficiaires et remonter les informations auprès des financeurs
- Assurer la mise en forme bureautique avancée des documents et tableaux de bords
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers en suivant la procédure interne
3. Le suivi logistique et financier :
- S'assurer de la mise à disposition des moyens logistiques (gestion des commandes, réservation de salles.)
- S'assurer du suivi des activités en portage du GIP-FCIP (contrôle des heures facturées, traitement des factures recettes, traitement des factures dépenses), faire les relances le cas échéant
- Assurer le suivi extra-comptable en dépenses et recettes et en assurer le reporting auprès des services supports
- Prendre en charge la facturation des actions ou des projets
- Faire le suivi de la rémunération des intervenants et s'assurer de la conformité des pièces et de la complétude du dossier
Profil recherché
Capacités requises :
- Rigueur et anticipation
- Capacités rédactionnelles (règles d’orthographe et de typographie française)
- S’adapter à des tâches diverses
- Savoir rendre compte et être force de proposition
- Déceler urgences et priorités
- Travailler en mode projet
- Aptitudes à la communication interprofessionnelle et adaptation envers tous publics
- Assurer une relation de qualité dans le respect de la Charte Marianne et du label EDUFORM
Connaissances particulières requises :
- Connaissances des fonctions avancées des logiciels de traitement de texte, tableur, base de données, et de présentation
- Connaissances des outils numériques métiers
- Connaissances générales en gestion administrative
- Connaissances du système éducatif français et plus particulièrement de la formation professionnelle
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Formations générales
Compétences attendues
Peuvent candidater, les titulaires d'un diplôme de niveau 4 minimum associé d'une expérience professionnelle reconnue d'au moins 2 ans dans le domaine administratif ou financier.
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Le Groupement d’Intérêt Public – Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) est un organisme public dépendant du ministère de l’Éducation nationale. Il a pour objet la mise en œuvre d’un ensemble de services concourant à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il est au service des Hommes, des organisations, des territoires. Il accompagne les mutations économiques et sociales dans la région à travers ses missions de coordination et de gestion de projets, de formation, d’ingénierie conseil, d’évaluation de dispositifs et des politiques de formation.
Descriptif du service
Au sein du Groupement d’Intérêt Public – Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP), et placé sous l’autorité hiérarchique du directeur du GIP-FCIP, ainsi que sous l’autorité fonctionnelle du responsable du pôle Services Support et du manager de proximité, l’assistant ou l’assistante de formation est en charge du suivi administratif et financier des activités de formation, dispositifs ou des projets portés par le GIP-FCIP.
À propos de l'offre
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Quotité de travail : emploi à temps plein soit 37H21
Statut : contractuel du GIP-FCIP – Catégorie B
Rémunération : selon la grille des rémunérations du GIP-FCIP en vigueur (à partir de 2 061.00 € brut par mois)
Droits aux congés : 46 jours (calculé au prorata de la durée de contrat)
Droits aux RTT : 10 jours (calculé au prorata de la durée de contrat)
Durée de la fonction : 1 an renouvelable
Date de démarrage prévisionnelle : juin 2025
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Afin de favoriser la collaboration avec l’équipe, l’agent travaille en open space avec une organisation flexible selon le principe du flex-office. Il dispose également d’outils informatiques pour l’exercice de son métier.
Selon des besoins spécifiques, le poste peut être adapté en lien avec les recommandations médicales ou les aménagements nécessaires à l’accueil de personnes en situation de handicap.
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Les dossiers de candidatures sont à transmettre au plus tard le 11 mai 2025
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Vacant à partir du 29/04/2025
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Secrétaire
