Agent polyvalent chargé de l'accueil, du courrier, des archives et de la logistique

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Dans le cadre du service mutualisé « accueil – courrier – archives - logistique », et sous la direction du responsable du pôle moyens généraux, vous êtes chargé(e) notamment :
S’agissant de l’accueil :
- d’assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
- de gérer la messagerie fonctionnelle de la juridiction en redirigeant les messages auprès des bons interlocuteurs et en apportant les réponses de 1er niveau.
- d’analyser les demandes et d’orienter les usagers.
- d’expliquer les grandes règles en matière procédure administrative contentieuse et de renseigner les parties sur l'état d'avancement d'une procédure.
- de réceptionner tous les documents papiers qui sont déposés directement par les requérants au greffe.
- de traiter les prises de rendez-vous dans le cadre du point justice mis en place au sein du tribunal.
- de traiter les demandes d'attestation de recours/non recours.

S’agissant du courrier :
- d’assurer au quotidien le tri du courrier « arrivée » et « départ ».
- d’assurer l’affranchissement (plis simples et recommandés) et de gérer le matériel pour le timbrage du courrier et la facturation.
- d’identifier, de distribuer et de transmettre le courrier au sein des services.
- d’assurer la récupération du courrier, au moyen du véhicule de service, 1 à 2 fois par semaine notamment auprès de la préfecture, la cour administrative d’appel et le tribunal judiciaire.
- d’assurer les relations quotidiennes avec la Poste.

S’agissant des archives :
- de gérer au fil de l’eau les opérations courantes d’archivage
- de procéder à l’élimination des archives dans le respect des textes réglementaires
Dans le cadre de la logistique, vous êtes amené(e) notamment à assurer la réception des commandes et l’acheminement des fournitures diverses aux plus proches des utilisateurs (papier notamment), et à participer à l'organisation matérielle des différents événements de la juridiction (mise en place de salle, montage d'estrade, accueil, vestiaire, etc.). Vous pouvez également être sollicité(e) pour opérer des missions ponctuelles de chauffeur pour le chef de juridiction notamment dans le cadre des différents événements.

Votre environnement de service

Activité du service
Le tribunal administratif est une juridiction de premier ressort et de droit commun de l’ordre administratif. Les agent(e)s de greffe assurent le traitement administratif des dossiers contentieux au travers des applications informatiques (Skipper, Télérecours).

Composition et effectif du service :
Le service mutualisé comporte 3 agents de catégorie C et fait parti du pôle moyens généraux (informatique, huissiers d'audience, copie de jugements)
Le tribunal est composé de 9 chambres et de deux services spécialisés dans certains contentieux (urgences, expertises)

Liaison hiérarchique : responsable des moyens généraux
Liaisons fonctionnelles : magistrats, agents, usagers, parties, avocats