Agent du courrier, de l'accueil et du standard (h/f)

Sous l’autorité du responsable direct, l’agent du courrier, de l’accueil et du standard, est chargé des missions suivantes :

• La réception, la numérisation, et l’indexation du courrier,
• La distribution du courrier entrant vers le site de Ségur Fontenoy,
• L’expédition du courrier, et des colis
• L’accueil physique et téléphonique de tout type de public

Il(elle) participe à l’ensemble des missions opérationnelles selon le planning attribué, il(elle) devra à ce titre :
Pour la partie courrier entrant et sortant : Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier entrant et sortant, avec le système de gestion électronique du courrier (GEC) cela inclut la numération des documents entrants, l’attribution des références, la classification dans les dossiers appropriés et la transmission électronique aux destinataires concernés, en veillant au respect des délais de traitement - Réaliser l’indexation et le nommage des factures fournisseur DILA sur le répertoire T - Participer à divers travaux de manutention (préparation de colis à expédier jusqu’à 10kg, manutention des petits bacs et caissettes, déposer des colis pour le transporteur à l’accueil)  - Actualiser les tableaux de suivi (AR Platinium, courrier, colis, factures) - Assurer le suivi de modifications liées à l’organigramme DILA, et mise à jour des boites aux lettres -Participer à l’enrichissement des référentiels et procédures -Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs - Assurer l’expédition des courriers, de la mise sous plis à l’affranchissement (assistée par des machines), et assurer l’adressage de mailing, au moyen d’un matériel informatique - Assurer le suivi de tous types de courriers (envois recommandés, mailings, factures, rappels et contentieux, envois de colis France et Etranger) via une plateforme dédiée - Assurer le premier niveau de maintenance des machines -Surveiller et alerter sur les stocks de fournitures usuelles (enveloppes, colle pour machine, l’encre etc.) et contrôler la commande de consommables ;

Pour la partie accueil-standard : Assurer l’ouverture du hall d’honneur, du vestibule et de l’accueil (lumières, tv etc.) - Assurer l’accueil des visiteurs selon les procédures en cours - Accueillir le personnel de la DILA et le cas échéant, effectuer les opérations d’enregistrement, de vérification des identités et de délivrance de badges d’accès - Assurer la création de codes wifi via le portail web DILA invité - Actualiser les tableaux de suivi (registre visiteurs, salle de réunion, réception de plis/colis, journaux etc.) - Assurer la planification et le suivi des réservations de l’ensemble des salles de réunion du site Desaix et de Ségur, et le cas échéant des demandes de vélos électriques et de leurs matériels - Assurer la remontée d’informations qualitatives vers le responsable direct - Participer à l’enrichissement des référentiels et procédures...