Agent des Archives (h/f) - Villiers-sur-Marne
Référence : O094241210000097
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Villiers-sur-Marne
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission principale :
Traitement des archives municipales, pour assurer leur conservation et leur communication.
Accueil et secrétariat du service
Communication des archives
Gestion de la base de données des délibérations du conseil municipal et des autorisations d'urbanisme
Gestion et suivi des bons de commande et factures
Accueil et secrétariat du service :
Enregistrement du courrier
Gestion financière via le logiciel Ciril (Établissement et suivi des bons de commandes et factures)
Accueil téléphonique et physique
Rédaction de courriers, Prise de notes (compte-rendu)
Communication des archives :
Communications administratives (services municipaux) : établissement et suivi des prêts
Communications au public : organisation de rdv de consultation et prise en charge du public
Communications par correspondance et par mail
Enregistrement des communications et prêts dans le logiciel AVENIO
Gestion des bases de données sur le logiciel AVENIO :
Profil recherché
Compétences et capacités :
* Aptitude à cerner précisément les demandes de communications
* Notions sur la réglementation en matière de communication des documents administratifs
* Notion sur le traitement des archives (tri, analyse, indexation)
* Notions sur les logiciels Avenio et Avenio Web
* Connaissance de l'environnement administratif et de la commune
Délibérations du conseil municipal
? Récupération des fichiers PDF, transmis par le service du conseil municipal, dans le répertoire des Archives
Saisie des dossiers de séances dans la base de données du conseil municipal Rattachement des fichiers PDF aux fiches saisies dans la base de données
Autorisations d'urbanisme
Saisie et indexation des dossiers versés par la Direction de l'Aménagement Urbain
Numérisation des dossiers d'immeubles ou de lotissements et de l'ensemble des autorisations d'urbanisme (DP, PC, Cadastres...)
Rattachement des dossiers de permis de construire (fichiers PDF) aux fiches saisies dans la base de données
Prise en charge des versements
Tri, analyse, et indexation des documents versés
Élaboration des bordereaux de versement
Inventaire précis du fonds détenu dans le cadre du récolement
Participation à la préparation des fonds voués à la destruction
Qualités :
* Sens du service public
* Aptitude au travail d'équipe
* Rigueur, précision
* Esprit d'initiative et pratique
Environnement :
* Application de la réglementation des archives
* Développement continu de l'informatisation des documents et des fonctions de traitement des archives
* Contrôle scientifique et technique de l'Etat, exercé par la Direction des Archives départementales (décret n°88-849 du 28/7/1988)
En cas de restriction médicale de l'agent affecté : aucun aménagement d'horaire ou de poste ne pourra être envisagé.
Contraintes particulières :
? Respect des procédures de traitement et de communication des archives
? Partage des fichiers informatiques nécessitant l'exactitude des données
? Arriéré important de versements non traités
? Secret professionnel (Loi 79-18 du 3/1/1979)
? Port de boîtes à archives
? Maniement de documents poussiéreux et fragiles
* Port de boites à archives 5 Kg (ponctuellement)
Aptitude à cerner précisément les demandes de communications
Notions sur la réglementation en matière de communication des documents administratifs
Notions sur le traitement des archives (tri, analyse, indexation)
Connaissances en urbanisme appréciées
Notions sur les logiciels Avenio et Avenio Web
Connaissance de l'environnement administratif et de la commune
Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel)
Secrétariat
Qualités :
Sens du service public
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
Aptitude au travail d'équipe
Rigueur, précision
Esprit d'initiative et pratique
Qui sommes-nous ?
Commune de Villiers-sur-Marne
À propos de l'offre
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Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
94354 VILLIERS SUR MARNE CEDEX
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 08/02/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
