AGENT DE SECRETARIAT 1C/33

Le Centre Interarmées de Coordination du Soutien (CICoS) est un organisme interarmées (OIA) placé sous la tutelle du sous-chef Appui-Environnement de l'état-major des armées (EMA). C’est un organisme multi-sites comprenant une portion centrale située à Balard (Paris XV), 37 états-majors de base de défense (EM BdD) en métropole et 7 états-majors à l’Etranger et en Outre-mer. Il a trois missions principales : assurer la coordination du soutien au sein des bases de défense, coordonner et favoriser la mise en œuvre locale des politiques ministérielles et assurer la planification de l’appel à soutien national. Dans ce cadre, il est engagé dans une démarche permanente d’évolution du soutien des formations et des ressortissants du MINARM.
Le titulaire du poste est en charge de diverses tâches de secrétariat permettant le fonctionnement de l’état-major du CICoS central, telles la gestion du courrier, le contrôle de conformité des dossiers soumis à la signature du COMCICoS, fonction Assistant CHORUS DT, gestion des temps pour le personnel militaire et administrateur du SI GAT (Gestion des Absences du Travail), tenue et réservation des salles de réunion, commandes de fournitures.
Il peut être amené à suppléer le secrétariat de sécurité et le secrétariat de direction durant les périodes d’absence.
- Assurer la distribution et la gestion du courrier arrivé et départ dans NÉMO, Elise, et CR@IL ;
- Référent Management de l’information tête de chaîne pour l’ensemble de la chaîne CICoS ;
- Assurer de la mise en forme de la charte graphique sur l’ensemble des documents ;
- Assurer les fonctions de vaguemestre ;
- Faire les demandes d’accès Télémaque au profit du commandement (badges visiteur) ;
- Faire les demandes de carte d’accès à validité temporaire non accompagné et carte des agents extérieurs au ministère ;
- Demander les renouvellements de carte CIMS (personnel civil) à leur date de fin de validité ;
- Gérer et valider la mise à disposition des salles de réunions du 3ème étage ;
- Assurer la suppléance du secrétariat direction ;
- Être le secrétaire du bureau "sécurité" ;
- Exploiter la messagerie sécurisée sous couvert des officiers de sécurité ;
- Effectuer les commandes des attributs de tradition (insignes, pin’s, …);
- Effectuer les commandes des objets et cadeaux protocolaires pour le COMCICoS ;
- Effectuer les commandes de fournitures générales pour l’état-major;
- Suivre et enregistrer puis reporter les permissions du (personnel militaire) du CICoS ;
- Assurer la fonction RH de groupe d’échelon d’unité élémentaire (Concerto – Orchestra) en liaison avec le bureau RH;