Agent de logistique et d'accueil du protocole - Perpignan Méditerranée Métropole
Référence : O066250211000804
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Perpignan
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Protocole, le titulaire du poste assure des missions logistiques et d'accueil ainsi que le soutien technique de préparation des manifestations organisées par PMM au sein du territoire de l'EPCI.
Mise en place des réunions dans leurs aspects logistique et protocolaire :
* Préparer le hall d'accueil, les salles : s'assurer de l'état irréprochable (pavoisement, présentoirs)
* Editer les chevalets et badges
* Préparer les réunions de PMM: boissons, viennoiseries, en début de matinée et en cours de journée si nécessaire
* Assurer la mise en place de l'amphithéâtre pour les conférences des maires, bureaux et conseils de communauté
* Veiller à la mise en place des différentes configurations de mobilier des salles
* Suivre l'état des mobiliers
* Superviser au quotidien les bureaux et salles du 1er étage, amphithéâtre, espace convivialité, bureaux des élus, cafétéria
Réception, traitement et diffusion des informations à l'organisation et logistique des manifestations et réunions internes et externes :
* Répondre et appeler les services (internes et externes)
* Traiter les différentes demandes transmises par les services
* Assurer le service des repas, buffets ou cafés.
* Gérer le parc vaisselier et outils protocolaires nécessaires aux différentes manifestations
* Assurer le transport et l'installation du matériel nécessaire à l'évènement (pupitre, sono, oriflamme, kakémono,...)
Coordination avec les fournisseurs externes, réception de la marchandise, gestion des stocks, suivi comptable
* Gérer, sur avis du Cabinet, les consultations, les commandes, devis et facturation des différents fournisseurs du Cabinet
* Classer et archiver les documents comptables
* Contrôler les livraisons et veiller à la qualité des produits reçus
* Optimiser les flux de stocks et produits
* Réaliser les réclamations et effectuer les échanges
* Mettre en place les cocktails, réceptions et petits déjeuners, service, débarrassage, démontage
Suppléance du Responsable du Protocole en cas de multiplicité de manifestations dans l'hôtel communautaire
* Accueillir
* Assurer la validation des salles, afficher les informatifs des réunions
* Placer les chevalets et effectuer le rangement
Répondre à toute demande ponctuelle des besoins du Cabinet dans la gestion des accueils et réunions organisées.
Profil recherché
Savoir
Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de Perpignan Méditerranée
Connaissance des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Connaissance du vocabulaire professionnel du Service
Connaissance basique des usages protocolaires, pavoisement et des procédures de sécurité.
Savoir-faire
Techniques de base de secrétariat
Maîtrise des logiciels informatiques : world, Excel, internet, Outlook
Maîtrise des notions d'organisation et de gestion du temps
Savoir mettre en ½uvre les projets dans le respect des consignes
Qualités rédactionnelles et d'expression orale
Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Rendre compte
Savoir-être
Discret - rigoureux - diplomate - sens du contact - esprit d'équipe - devoir de réserve et sens du service public
À propos de l'offre
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CV +Lettre de motivation obligatoire
Joindre le dernier arrêté de situation administrative
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif , Adjoint technique , Adjoint technique principal de 1ère classe, Adjoint technique principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
