Agent chargé de l'accueil et du courrier au sein du SGCD

Groupe RIFSEEP : 2

Vos missions :

Le bureau de la relation aux usagers (BRU) du secrétariat général commun du Val-d’Oise (SGCD 95) recrute un(e) chargé(e) d’accueil et du courrier.
Au sein d’une équipe composée de 10 agents vous assurez des missions diverses et variées qui s’articulent autour de 3 activités principales et sur 2 sites différents : la Cité administrative à Cergy et la Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités à Pontoise.
L’accueil physique :

Renseigner et orienter le public vers les services compétents ;
Accueillir les prestataires, uniquement sur le site de Pontoise.
L’accueil téléphonique :

Filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
Renseigner le public en communicant notamment des informations d’ordre général ;
Assurer la permanence téléphonique dans le cadre d’évènements particuliers (élections, …).
La gestion du courrier :

Traiter le courrier « arrivée » : réception, enregistrement, ventilation ;
Traiter le courrier électronique des boites fonctionnelles : réponses de premier niveau, transfert vers les boites fonctionnelles des services destinataires ;
Gérer le courrier « départ » : affranchissement ;
Accueillir les appariteurs ;
Effectuer les navettes.
D’une manière générale, dans le cadre de vos activités, vous veillerez à :
Mettre à jour les procédures afférentes à chaque activité du poste
Assurer le suivi de statistiques : nombre d’usagers reçus sur sites, d’appels décrochés, de lettres expédiées (envoi simple et recommandé), coût de l’affranchissement par entité ;
Assurer l’archivage des dossiers selon le plan de classement du SGCD 95.
Des missions complémentaires pourront également être confiées en fonction des nécessités de service.

Votre environnement professionnel

Le bureau de la relation aux usagers fait partie du SGCD 95 qui assure la gestion de fonctions en matière de ressources humaines, budgétaire, de logistique, d’affaires immobilières, de système d’information et de communication au bénéfice des agents de la préfecture, des sous-préfectures et de 3 directions départementales interministérielles (DDI).
Vous êtes placé(e) sous l’autorité directe de la cheffe du bureau de la relation aux usagers et intervenez en lien avec tous les services de la Cité administrative et des DDI.
Vous êtes également en relation avec d’autres structures : La Poste, la CAF, le Tribunal de Pontoise, des bailleurs sociaux (Val d’Oise habitat, Erigère), des associations (Coallia), etc.

Vos atouts

Volontaire pour apprendre et découvrir un nouvel environnement professionnel : organisation du fonctionnement de l’Administration territoriale de l’État

Bonnes compétences techniques dans le domaine de l’informatique et de la bureautique

Sens aigu des relations humaines
Réactivité

Goût pour le travail en équipe