Agent administratif chargé de l'accueil - POUILLY EN AUXOIS
Référence : O021250106001119
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Pouilly-en-Auxois
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
L'agent administratif chargé de l'accueil aura à assurer l'accueil physique et le standard téléphonique des administrés et de tout type de public. Il devra maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services. Il aura à sa charge de gérer le courrier et de diffuser l'information. Également en charge de l'état civil, l'agent aura à instruire et constituer les actes d'état civil, enregistrer et délivrer des documents administratifs.
Il s'occupera aussi du cimetière, de la location des salles, du CCAS et du dossier des assurances.
Il sera en outre l'interlocuteur privilégié des associations.
- Etat-Civil : préparer les dossiers et cérémonies de mariage, de PACS et de baptêmes civils ; établir les actes de reconnaissance, de mariage, de PACS, de décès ; mettre à jour les registres et livrets de famille.
- Cimetière : contrôler et délivrer les diverses autorisations tant auprès des pompes funèbres qu'aux agents chargés de la police des cimetières. Attribuer ou renouveler les concessions funéraires et mettre à jour le fichier du cimetière (autorisation de travaux, concessions, titres de recettes) - hors procédure de reprise des concessions.
- Affaires générales : Accueil physique et téléphonique des usagers (renseignement de la population), Cartes Nationales d'Identité (C.N.I), Passeports, débits de boisson, recensement militaire. Traitement du courrier et enregistrement des courriers à l'arrivée et au départ. Distribution du courrier électronique. Gestion des animaux errants. Gestion des cérémonies (8 mai et 11 novembre) et des fêtes (V½ux du Maire et repas des ainés) : envoi des invitations, éditions de listes. Tenue du registre des objets trouvés. Recueil, traitement et suivi des informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Collectivité.
- Location de salles et matériels ainsi que la facturation.
- Gestion des assurances (biens, responsabilité civile) : déclaration des sinistres et suivi des dossiers jusqu'au paiement.
- Publication des actes (délibérations et arrêtés) et des formalités administratives, dépôt au contrôle de légalité de la Préfecture (SLOW).
- Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) : gestion des demandes et suivi (courrier, édition des bons et suivi dans un tableau).
- Relation avec les associations ainsi que la gestion de leurs demandes de subventions annuelles.
Profil recherché
- Savoir-faire :
Connaissances et application de la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service.
Rigueur, sens de l'organisation, autonomie, polyvalence, réactivité, neutralité, devoir de confidentialité, esprit de synthèse, savoir gérer les priorités, capacité à assurer un suivi des affaires en cours, qualité de l'accueil des usagers, respect des délais réglementaires, maitrise des outils informatiques (Word, Excel, publipostage), des logiciels métiers (Berger Levrault, ...), rendre compte de façon synthétique au Maire ou élus de toute information pouvant avoir une incidence sur la vie de la Commune ou des citoyens.
- Savoir être :
Disponible, souriant(e), discret(e), dynamique, savoir travailler en équipe, d'égale humeur envers ses interlocuteurs (usagers, collègues, élus, entreprises) quelle que soit la charge de travail du moment, force de proposition en matière d'amélioration de l'organisation interne du service et de simplification des procédures internes tout en respectant le cadre réglementaire, sens de l'intérêt général et sens aigu du service public.
Relations fonctionnelles :
- Adjoints et élus
- Prestataires de services et entreprises
- Contact direct avec le public
- Collaboration avec les administrations
- Associations
À propos de l'offre
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Candidatures avec curriculum vitae et lettre de motivation avant le 7 février 2025, par le site emploi territorial, par courrier ou par mail à dgs@pouillyenauxois.fr
Courrier : Mairie de Pouilly-en-Auxois - 1 place de la Libération - 21320 POUILLY-EN-AUXOIS
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
