Adjoint/e au responsable du service scolarité H/F
Référence : 2024-1735620
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Paris Cité
Université Paris Cité - Localisation : Observatoire 75006
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
RÉSUMÉ DU POSTE
L'adjoint du responsable du service de la scolarité de la faculté de Pharmacie de Paris assiste le
responsable de service dans la mise en oeuvre, le suivi, l’expertise de l’ensemble des procédures et
actes concernant la scolarité. En l’absence du chef de service, il assure temporairement la
responsabilité de ce service. Il participe à la préparation des dossiers relatifs au service et au suivi de
l’offre de formation.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Missions principales - Assister le chef de service dans l'animation et le fonctionnement de l’équipe de
gestionnaires et la coordination des activités du service - Concevoir, élaborer et gérer les procédures
liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation - Appliquer et faire appliquer les
directives, circulaires et instructions sur les actes de gestion - Etablir et faire appliquer le calendrier
annuel des opérations de scolarité - Assurer avec le bureau des examens l’organisation des examens et
des jurys de formation initiale - Suivre et mettre à jour les modalités de contrôle des connaissances
(livrets de présentation des formations) et encadrer avec le référent des applications de scolarité leur
traduction dans l’application Apogée (structures, mcc, règles de calculs, procès- verbaux, relevés de
notes) Missions associées - Participer au cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations
de gestion (calendriers, concours de 1ère année (PACES), examens, jurys, affichage des résultats,
délivrance des documents aux usagers (édition des diplômes)) - Travailler en collaboration étroite avec
les différents services, composantes et universités partenaires - Organiser les permanences d’accueil
pour les usagers - Participer à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans et statistiques,
répondre aux enquêtes - Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux
enseignants et aux personnels du service - Participer à l’organisation des élections pour les usagers de
la faculté (conseils de l’Université, conseil de gestion).
Profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
Connaissances pratiques et théoriques - Connaître le statut des EPSCP (organisation, environnement
réglementaire et institutionnel) - Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité
dans le cadre de la PACES et des études pharmaceutiques - Posséder une solide culture administrative
et juridique - Connaître les priorités politiques de la composante, le projet d’établissement et son offre
de formation - Savoir définir et mettre en oeuvre des indicateurs pour le suivi et l’analyse des
opérations de gestion - Savoir concevoir, conduire et évaluer un projet de service et définir les
orientations pour son équipe - Savoir mettre en oeuvre la réglementation et les procédures relatives à la
gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, vie étudiantes
Savoir-faire – Compétences opérationnelles
Connaissances techniques et méthodologiques - Etre capable d’élaborer des choix, de planifier des
actions, d’estimer les besoins - Maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité
(Apogée), - Utiliser les méthodes de communication (messagerie, mise à jour site intranet) et les
logiciels de bureautique (Word, Excel)
Savoir-être – Compétences comportementales
- Aptitude à l’encadrement, goût du travail en équipe (animer, coordonner l’activité d’une équipe,
former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités) - Savoir prendre des initiatives, instituer le
dialogue avec les acteurs et usagers du service - Se rendre disponible dans les périodes d’activité
intense et faire preuve d’écoute envers les personnels et usagers - Savoir rechercher les informations
pertinentes - Etre rigoureux et méthodique - Savoir résister aux pressions et apaiser les tensions
Qui sommes-nous ?
REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ
Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements
français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau,
ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation
active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.
Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses
chercheurs, ses enseignants- chercheurs, ses personnels administratifs et techniques,
ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former
les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.
Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant
par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son
identité.
Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis
au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de
l’institut de physique du globe de Paris.
Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au
service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et
intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.
Descriptif du service
PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE
Située avenue de l’observatoire (75006), la Faculté de Pharmacie de Paris abrite, dans ses 34 000 m2,
4 amphithéâtres (chacun de 350 à 450 places), des salles d’enseignement (de 19 à 120 places), des
laboratoires de travaux pratiques, des services administratifs et techniques, une bibliothèque
interuniversitaire riche de plus de 100 000 ouvrages/périodiques, ainsi que, en plein coeur de Paris, un
jardin botanique de plus de 3 400 m2. 220 enseignants chercheurs, 40 chercheurs et 165 personnels
IATOS travaillent sur le site. Plus de 3 000 étudiants en formation initiale suivent les études de
Pharmacie pendant six années ou une formation en Sciences de la Vie et de la Santé de niveau Licence,
Master et Doctorat. Le département de formation continue accueille quant à lui près de 900
professionnels en activité pour leur maintien des connaissances/ compétences tout au long de la vie.
Unité de Formation et de Recherche (UFR), la Faculté de Pharmacie accueille une dizaine d’unités de
recherche scientifique et médicale labellisées (Inserm, CNRS, IRD, Université), permettant à environ 200
doctorants de se former par la recherche et réaliser une Thèse d’Université.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Gestionnaire de scolarité
