ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE / AMA - SERVICE HYGIENE HOSPITALIERE
Référence : 2025-1818159
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Centre Hospitalier Universitaire de Clermont-Ferrand
CHU GABRIEL MONTPIED - Localisation : CLERMONT FERRAND
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
DÉFINITION DU POSTE
Secrétariat d’Hygiène Hospitalière/CLIN/CAI/Équipe Mobile Hygiène
La secrétaire aura à travailler en collaboration étroite avec la secrétaire d’Hygiène Hospitalière (activités supplémentaires lors de ses congés).
La secrétaire devra assurer le secrétariat de commission lors de réunions ou groupe de travail en dehors des horaires habituels de travail (15 réunions par an).
La secrétaire est amenée à se déplacer sur tous les sites du CHU, ainsi qu’à l’UFR de Médecine Pharmacie.
L’organisation des formations et de la campagne de vaccination antigrippale demandent une capacité physique pour la gestion logistique (affichage, mise en place des stands pour la vaccination, gestion du matériel…).
ACTIVITÉS EN RAPPORT AVEC L’ÉQUIPE OPÉRATIONNELLE D’HYGIÈNE
- Accueil téléphonique
- Gestion du courrier et des fax : réception, distribution et envoi
- Gestion des fournitures et du matériel : commandes et gestions des stocks des fournitures de bureau, matériel pour formation…
- Gestion de l’utilisation des ordinateurs et des vidéoprojecteurs
- Gestion des plannings et congés au sein du service
- Saisie des résultats d’enquêtes et audits
- Rédaction des courriers et comptes-rendus
- Organisation des réunions de travail
- Participation à l’élaboration de documents pédagogiques
- Participation à l’organisation des formations hygiène (initiale et continue) : préparation du matériel et aide à l’installation
ACTIVITÉS EN RAPPORT AVEC LES COMMISSIONS INSTITUTIONNELLES (CLIN, CAI)
- Organisation des réunions de travail CLIN/CAI (réservation des salles, organisation de visioconférence…)
- Rédaction des courriers et comptes-rendus du CLIN et de la CAI
- Edition et mise en forme des procédures du CLIN et de la CAI
- Saisie des résultats d’enquêtes et d’audits
- Organisation de la campagne de vaccination antigrippale
- Suivi et enregistrement des feuilles d’émargement des formations
ACTIVITÉS EN RAPPORT AVEC L’ÉQUIPE MOBILE D’HYGIÈNE DANS LES EHPAD
- Organisation de réunions de travail
- Planification de formation (réservation des salles, gestion des inscriptions…)
- Rédaction des courriers et comptes rendus
- Participation à l’élaboration de documents pédagogiques
- Gestion des fournitures et du matériel
- Suivi et enregistrement des feuilles d’émargement des formations
Qui sommes-nous ?
IDENTIFICATION DU POSTE
N° de poste de travail (renseigné par la DRH) :
Grade : Assistant Médico-Administratif ou Adjoint Administratif
Quotité de travail : 100 %
Horaires et jours travaillés : 8h30 – 16h30
Responsable(s) hiérarchique(s) : Agent placé sous l’autorité
- Du Directeur du CHU Gabriel Montpied, Monsieur David PICCINALI-ABRIC, en relation avec Madame Nathalie BROCHET, Coordinatrice des Secrétariats Médicaux et Madame Mélanie SZCZUPACK, Cadre de proximité
Liens fonctionnels :
- Chef de Service : Pr TRAORE
- Président du CLIN :
- Président de la CAI :
À propos de l'offre
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P
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COMPÉTENCES REQUISES
- Adaptabilité- Organisation, méthodologie et rigueur
- Discrétion
- Polyvalence
- Capacité à travailler en équipe
- Esprit d’initiative
- Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point, Outlook)
- Connaissance du logiciel de gestion documentaire IntraQual.
- Connaissance de l’établissement (interlocuteurs des directions, structure des pôles et des services…)
EXIGENCES ET CARACTÉRISTIQUE DU POSTE
- Suivre des formations pour actualiser et perfectionner ses connaissances professionnelles- Capacité à se former à des outils plus spécifiques utilisés notamment dans un cadre de communication ou pédagogique (ex : Canva, Kahoot, Publisher…)
- Planifier ses congés de façon rigoureuse en concertation avec l’autre secrétaire.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
