Adjoint en gestion administrative et financière (f/h)
Référence : 2025-1819477
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Grenoble Alpes
Ancrée dans son territoire, l'Université Grenoble Alpes porte l'IDEX et réunit l'ensemble des forces de l'enseignement supérieur public du site Grenoble Alpes. www.univ-grenoble-alpes.fr - Localisation : 197 allée des amphis 38400 Saint Martin d'Hères
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 25 092 € brut/an € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions principales :
Sous l'autorité de la responsable du pôle administratif d’appui au pilotage et en lien fonctionnel avec la direction et la direction adjointe, vous serez en charge de la réalisation et du suivi des dossiers de recrutement, de l’organisation des missions et de la rémunération des intervenants et des membres de l’équipe de Médiat Rhône-Alpes, en lien avec les services de la DGD Ressources Humaines et de la direction des Affaires Financières de l’UGA. Vous aurez également une mission de secrétariat administratif qui comprend l’accueil du premier niveau de Médiat Rhône-Alpes (téléphone, mail et courrier).
Activités principales :
Gérer les missions, le recrutement et le suivi (70%)
- Compléter et mettre à jour les tableaux de suivi.
- Recruter, suivre et valider le recrutement des intervenants.
- Accompagner les intervenants lors de leurs démarches en lien avec les services de la DGD RH.
- Préparer l’ordre de mission en lien avec les intervenants et l’équipe.
- Procéder aux réservations des hôtels et transports.
- Suivre les missions et s’assurer de la prise en charge financière et du remboursement des frais de mission en lien avec les services de la Direction des Affaires Financières et l’Agence comptable.
- S’assurer de la disponibilité et du suivi des crédits sur le budget.
Réaliser et suivre le paiement des heures complémentaires (15%)
- Accompagner les intervenants lors de leurs démarches
Valider les bordereaux des heures auprès des responsables pédagogiques. - Saisir les heures complémentaires et réaliser un suivi pour s’assurer de leur paiement, en lien avec les services de la DGD RH.
Assurer les tâches de secrétariat administratif de 1ier niveau / Référent accueil (10%)
- Gestion de la BALP Médiat.
- Accueil téléphonique et gestion du courrier.
- Participer aux réunions du réseau des référents accueil de l’UGA et en rendre compte au N+1 (1 à 2 fois par an).
- Suivi logistique du service : réaliser les tickets auprès des services centraux concernés, suivre l’entretien du véhicule de service.
Gérer le processus de dépenses en binôme avec la seconde gestionnaire financière du service (5%)
- Émettre des bons de commande (engagement), assurer la relation fournisseurs, suivre l’exécution des dépenses dans SIFAC.
- S’assurer de la disponibilité des crédits de Médiat Rhône-Alpes et être en mesure de réaliser des extractions sur SIFAC.
Rémunération :
A partir de 1801€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.
Profil recherché
- Travailler dans une démarche d’amélioration continue et être en mesure de faire évoluer ses méthodes de travail
- Avoir une connaissance générale de la réglementation financière et comptable applicable aux EPSCP (GBCP)
- Maîtriser les outils bureautiques et informatique
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion
- Respecter les délais et les procédures
- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Synthétiser l’information et rendre compte
- Utiliser les outils de gestion SIFAC et NOTILUS ou être en mesure de se former
- Capacité à s’organiser, à travailler avec rigueur
- Capacité à travailler en équipe et avec des multiples interlocuteurs
- Faire preuve de réactivité
Formation, diplôme, expérience souhaitée :
Expérience souhaitée en gestion administrative et financière, l'utilisation des outils de gestion SIFAC, NOTILUS et HELICO serait un plus
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Travailler à l’Université Grenoble Alpes, c’est rejoindre un campus universitaire dynamique et un établissement qui s’inscrit dans le top 10 des établissements d’enseignement supérieur français. Richesse et diversité des compétences, gestion de carrière, qualité de vie au travail, rejoignez nos 7 800 personnels !
Descriptif du service
Médiat Rhône-Alpes est le centre régional de formation aux métiers des bibliothèques (CRFCB), service interuniversitaire implanté à Grenoble et à Lyon. Le CRFCB est rattaché à l’université Grenoble Alpes. Ses missions sont la formation, l’étude, le conseil, l’information, l’orientation dans le domaine des bibliothèques, du livre et de la documentation. Ses actions sont diversifiées : formations professionnelles, préparations aux concours, conférences, journées et voyages d’étude, information et orientation pour les étudiants, les professionnels des bibliothèques et tout public.
Médiat Rhône-Alpes est une équipe de 14 personnes dont 4 exercent sur le site de Lyon. Environ 1500 stagiaires ont été formés à Médiat Rhône-Alpes en 2023.
L'équipe de Médiat Rhône-Alpes est composé de 15 personnes dont un MAST, la directrice, la directrice adjointe, la responsable du pôle administratif d'appui au pilotage ainsi que 4 gestionnaires de formation, 2 gestionnaires financières, 1 chargée de communication et 4 responsables pédagogiques, répartis sur 2 sites (Grenoble et Lyon).
À propos de l'offre
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Sur le recrutement :
Mathilde BALAUD, chargé.e de recrutement
mathilde.balaud@univ-grenoble-alpes.frSur le poste :
Vicky Saugrin, Responsable du pôle administratif d'appui au pilotage, vicky.saugrin@univ-grenoble-alpes.fr
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Faire face à des pics d’activité (contraintes calendaires fortes).
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Assistante / Assistant de gestion financière
