Le gestionnaire administratif d’accueil et gestion administrative des patients des secteurs « Urgences Médico-Chirurgicales de l’Adulte » et « Urgences gynécologiques et pédiatriques » , assure l’accueil des patients et de leurs proches ainsi que le recueil des informations administratives afin de permettre un bon suivi des dossiers et la facturation de l’activité de ce secteur. Il peut être positionné sur l’un ou l’autre des secteurs.

III – Activités principales
1. Accueil

§ Accueillir, informer et orienter les patients et/ou leurs proches dans le respect du domaine de compétence d’un agent administratif
§ Informer, expliciter, prévenir les patients ou leurs proches d’une participation forfaitaire due par tous les patients en cas de passage aux urgences adultes et urgences pédiatriques non suivi d’hospitalisation (« forfait patient urgence » normal ou minoré suivant la situation administrative du dossier). Les urgences gynécologiques et obstétriques font elles, l’objet d’une facturation de 20% du reste à charge sur l’activité réalisée.
§ Informer les patients et leurs proches sur le délai d’attente
§ Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité (appels externes et internes)
§ Alerter l’IAO en fonction de la typologie des patients – (suspicion enfant ou femme maltraité(e), signes spécifiques, symptômes ou état nécessitant une prise en charge prioritaire...)
§ Ne pas prendre de décision quant à la prise en charge du patient ou communiquer aux familles sans avoir consulté les soignants.


2. Création du dossier administratif

§ Recueillir l’information et créer le dossier administratif dans le logiciel CPAGE dans le respect du script d’accueil et des procédures d’identito-vigilance.
- Saisie rigoureuse des informations afin de constituer un dossier complet : état civil, commune et pays de naissance, adresse (postale et mail), téléphone, personne en relation, débiteurs …
- Modification des erreurs d’identité
- Vérifier la crédibilité des informations recueillies : justificatif d’identité, volet d’accident de travail, autres justificatifs (exemple : notification de mise sous tutelle, curatelle ...).
- Gestion des débiteurs : appel et intégration les informations du téléservice CDRi ou CDR
- Dématérialisation des documents administratifs, dont la carte de mutuelle en cas d’hospitalisation.
- Utilisation du portail WEB du SDIS pour la création des dossiers

3. Gestion du dossier administratif

§ Contrôle et/ou modification des informations saisies dans le dossier
§ Contrôle et/ou enregistrement des débiteurs
§ Saisie de l’activité des spécialistes dans le logiciel GAP
§ Saisie du codage de l’activité sur le secteur gynéco-obstétrique
§ Gestion des impressions (étiquettes, bulletins de situation, courriers domicile…)
§ Gestion des listes des dossiers incomplets (contrôle et/ou saisie des informations manquantes, des mouvements, de l’activité, …) avant la mise en facturation des dossiers.